PENGURUSAN PROJEK: FASA, OBJEKTIF DAN CONTOH - DUDAS - 2026

Yang pengurusan projek adalah untuk memenuhi menjalankan permulaan, perancangan, pelaksanaan, kawalan dan penutupan kerja-kerja pasukan untuk memenuhi sebab-sebab tertentu untuk berjaya dan mencapai matlamat tertentu dalam masa yang ditetapkan. Oleh itu, penerapan kemahiran, teknik, pengetahuan dan alat untuk memprogram aktiviti yang memenuhi kehendak projek.

Suatu projek adalah kerja peralihan yang dirancang untuk menghasilkan hasil, perkhidmatan, atau produk yang unik, dengan permulaan dan akhir yang ditentukan, dilakukan untuk mencapai objektif dan tujuan penting, umumnya untuk mencapai nilai tambah atau perubahan yang bermanfaat.

Sumber: pixabay.com

Kualiti temporal projek berbeza dengan operasi perniagaan rutin, yang bersifat iteratif sederhana, separa kekal atau tetap untuk menghasilkan perkhidmatan atau produk.

Tidak mempunyai proses untuk menguruskan projek boleh mengakibatkan membuang masa, kehilangan wang, dan prestasi yang buruk.

Alat yang hebat

Pengurusan projek adalah alat perniagaan yang kuat yang dapat memberikan banyak faedah kepada syarikat dari pelbagai ukuran. Menyediakan proses, garis panduan, dan teknik berulang untuk membantu mengurus orang dan kerja yang terlibat dalam projek.

Ini dapat meningkatkan peluang anda untuk berjaya dan membantu menyampaikan projek secara konsisten, cekap, tepat pada waktunya, dan mengikut anggaran.

Dengan melaksanakan strategi pengurusan projek asas, tujuan yang diinginkan akan tercapai dan tujuan tersebut akan dicapai dalam jangka masa dan kos yang ditentukan.

Intinya adalah bahawa semua orang menang, yang oleh itu boleh menjadi manfaat terbaik untuk semua pengurusan projek.

Fasa

Permulaan

Fasa permulaan menentukan sifat dan ruang lingkup projek. Anda perlu memahami persekitaran perniagaan dan juga memastikan bahawa kawalan yang diperlukan dimasukkan ke dalam projek.

Dokumen-dokumen permulaan projek adalah serangkaian taklimat yang digunakan untuk membuat peraturan selama proyek. Ini termasuk:

- Cadangan projek: idea di sebalik projek, objektif umum, jangka masa.

- Skop projek: arah dan pemantauan projek.

- Pecahan struktur kerja: skala kerja yang harus dilakukan, hingga tugas harian.

- Matriks peruntukan tanggungjawab: peranan dan tanggungjawab selaras dengan hasilnya.

- Analisis keperluan dan keperluan perniagaan terhadap objektif yang dapat diukur.

- Mengkaji operasi semasa.

- Surat projek, termasuk kos, tugas, penyampaian dan jadual.

Perancangan

Objektif utama adalah merancang masa, kos dan sumber daya dengan tepat untuk menganggarkan kerja yang diperlukan dan dengan demikian menguruskan risiko dengan berkesan semasa pelaksanaan projek. Ini terdiri daripada menentukan metodologi yang harus diikuti untuk pengurusan projek.

- Kenalpasti barang yang dapat dihantar dan buat struktur kerja yang rosak.

- Kenal pasti aktiviti yang diperlukan untuk menyelesaikan penghantaran ini dan dengan itu hubungkan aktiviti tersebut dengan urutan yang logik.

- Anggarkan keperluan sumber untuk aktiviti.

- Anggarkan masa dan kos aktiviti.

- Pengembangan jadual dan anggaran.

- Perancangan risiko.

- Dapatkan kelulusan rasmi untuk memulakan kerja.

Pelaksanaan

Semasa pelaksanaan, anda mesti mengetahui apakah tarikh akhir yang akan dilaksanakan. Fasa pelaksanaan memastikan bahawa penyampaian rancangan pengurusan projek dilakukan dengan sewajarnya.

Fasa ini melibatkan peruntukan, penyelarasan dan pengurusan sumber manusia yang betul dan sumber-sumber lain, seperti bahan dan anggaran. Hasil fasa ini adalah projek dapat diserahkan.

Dokumentasi projek

Untuk mengekalkan anggaran, ruang lingkup, keberkesanan, dan juga kecepatan, sebuah projek harus memiliki dokumen fisik yang berkaitan dengan setiap tugas tertentu.

Dengan dokumentasi yang betul, mudah untuk melihat apakah keperluan projek dipenuhi atau tidak. Dokumentasi memberikan maklumat mengenai apa yang telah disiapkan untuk projek itu.

Selesai, dokumentasi boleh menjadi tulang belakang kejayaan projek.

Pemantauan dan kawalan

Ini terdiri dari proses-proses yang dilakukan untuk mengamati pelaksanaan proyek, sehingga potensi masalah dapat diidentifikasi tepat pada waktunya dan langkah-langkah pembetulan dapat diambil bila perlu, untuk mengendalikan pelaksanaan proyek.

Prestasi projek diperhatikan dan diukur untuk mengenal pasti variasi dalam rancangan pengurusan projek.

Ini juga memberikan maklum balas antara fasa-fasa projek yang berlainan, untuk melaksanakan tindakan pencegahan atau pembetulan untuk mematuhi rancangan pengurusan projek.

Penutup

Ia mengandungi penyelesaian projek secara rasmi dan penerimaannya. Aktiviti pentadbiran merangkumi dokumentasi pelajaran yang dipelajari. Ini terdiri daripada menyelesaikan semua aktiviti dari keseluruhan proses untuk menutup projek secara rasmi.

Kajian pasca pelaksanaan juga termasuk dalam fasa ini. Ini adalah fasa penting bagi pasukan projek untuk belajar dari pengalaman dan menerapkannya pada projek masa depan.

Anda harus melihat perkara-perkara yang berjaya dalam projek dan menganalisis perkara-perkara yang tidak berjaya untuk menghasilkan pelajaran yang dapat dipelajari.

matlamat

Matlamat pengurusan projek adalah untuk menyelesaikan projek komprehensif yang memenuhi objektif pelanggan.

Berjaya mengembangkan fasa projek

Projek, tanpa mengira saiznya, umumnya melibatkan lima fasa khas yang sama pentingnya: Permulaan, perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan kawalan, penutupan.

Pembangunan dan pelaksanaan semua fasa di atas yang lancar dan tanpa gangguan menjamin kejayaan sesuatu projek.

Berkomunikasi dengan cekap

Perlu selalu diingat bahawa kejayaan atau kegagalan sesuatu projek banyak bergantung pada kerja berpasukan. Oleh itu, kunci kejayaan adalah sentiasa bekerjasama.

Untuk tujuan ini, mewujudkan komunikasi yang baik sangat penting. Di satu pihak, maklumat itu mesti diartikulasikan dengan jelas dan lengkap, supaya semua orang memahaminya dengan sepenuhnya. Sebaliknya, anda mesti mempunyai kemampuan untuk mendengar dan menerima maklum balas yang membina.

Mencapai objektif utama projek

Objektif utama projek mesti diselesaikan dalam jangka masa, dengan kualiti yang diharapkan dan dalam anggaran yang dipertimbangkan.

Mengoptimumkan input yang diperlukan dan aplikasi mereka untuk memenuhi objektif projek yang telah ditentukan adalah perkara di mana sentiasa ada ruang untuk penambahbaikan.

Semua proses dan prosedur dapat diperbaharui dan diperbaharui untuk meningkatkan keberlanjutan sesuatu projek dan juga untuk membimbing pasukan melalui proses perubahan strategik.

Menghasilkan projek yang mengikut objektif pelanggan

Ini dapat berarti bahawa visi klien perlu ditangani dan diperbaiki, atau dirundingkan dengan mereka sehubungan dengan tujuan proyek, untuk menjadikannya tujuan yang dapat dicapai.

Memenuhi harapan pelanggan dan membuat mereka gembira bukan sahaja membawa kepada kolaborasi yang berjaya, yang dapat membantu menghilangkan kejutan semasa pelaksanaan projek, tetapi juga memastikan kesinambungan masa depan.

Kebaikan

Kelebihan utama pengurusan projek adalah membantu anda menguruskan projek dengan berkesan. Ini membolehkan penyelesaian masalah lebih cepat.

Kecekapan yang lebih tinggi dalam penyediaan perkhidmatan

Pengurusan projek menyediakan peta jalan yang mudah diikuti dan membawa kepada penyelesaian projek. Setelah anda mengetahui di mana untuk mengelakkan berlubang, anda perlu bekerja dengan lebih pintar dan cekap.

Kepuasan pelanggan

Selagi projek disiapkan tepat pada waktunya dan di bawah anggaran, pelanggan akan berasa gembira. Dan pelanggan yang gembira adalah seseorang yang akan dilihat lagi.

Pengurusan projek pintar menyediakan alat yang membolehkan hubungan pelanggan / pengurus ini berterusan.

Keberkesanan yang lebih besar dalam penyediaan perkhidmatan

Strategi yang sama yang memungkinkan untuk berjaya menyelesaikan satu projek juga akan melayani banyak projek lain.

Meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan dalam pasukan

Hasil positif tidak hanya membina rasa hormat, mereka sering memberi inspirasi kepada pasukan projek untuk terus mencari jalan untuk melakukan dengan lebih berkesan.

Peningkatan fleksibiliti

Mungkin salah satu kelebihan pengurusan projek yang paling besar adalah membenarkan kelonggaran. Pengurusan projek yang selamat membolehkan anda membuat strategi yang ingin anda jalankan sehingga projek ini selesai.

Namun, keindahan organisasi seperti itu adalah jika jalan yang lebih bijak untuk dijumpai, ia dapat diambil. Bagi banyak perniagaan kecil dan sederhana, ini hanya bernilai harga tiket masuk.

Peningkatan penilaian risiko

Apabila semua pemain berbaris dan strategi sudah siap, mereka akan melancarkan risiko berpotensi untuk ditampar.

Pengurusan projek memberikan bendera merah pada waktu yang tepat - sebelum anda mula berusaha menyelesaikan projek.

Contoh

Syarikat Penerbangan Amerika

Penggabungan American Airlines dengan US Airways mewujudkan pertindihan teknologi dan program. Mereka tahu hamparan tidak cukup untuk menguruskan projek dan sumber yang kompleks.

Untuk mendapatkan penglihatan ke dalam prioritas divisi dan global yang lebih luas, mereka mulai menggunakan manajemen proyek untuk masuk personel, manajemen sumber daya, dan perencanaan kapasitas.

Akibatnya, syarikat penerbangan itu tidak lagi memanfaatkan pekerjaan teknologi maklumatnya dari 10% hingga 20%. Ini sama dengan kesan positif bersih beberapa juta dolar pada kunci kira-kira anda.

Kini, mereka mempunyai akses ke data yang lebih baik dan lebih dipercayai untuk membuat keputusan penting mengenai projek dan sumber.

Bank Diraja

Royal Bank of Scotland perlu melaksanakan data yang konsisten dan boleh dipercayai untuk memberitahu keputusan kewangan dan sumber. Oleh itu, mereka memilih pengurusan projek untuk mendorong konsistensi ini. Oleh itu, mereka mengundurkan 35 sistem warisan, lebih daripada 50 alat yang dikembangkan oleh pengguna, dan beratus-ratus hamparan.

Dengan data dalam format yang berbeza dan ratusan projek yang dikendalikan oleh sistem yang berbeza, mereka ingin mengawal data mereka untuk melihat jumlah pelanggan mereka dengan lebih jelas.

Dalam dua belas bulan mereka dapat memenuhi kes perniagaan mereka dan memperoleh pulangan pelaburan. Sepanjang perjalanan, mereka telah meningkatkan ketelusan dan mengurangkan kos di setiap unit perniagaan.

Rujukan

1. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2019). Pengurusan projek. Diambil dari: en.wikipedia.org.
2. Institut Pengurusan Projek (2019). Apa itu Pengurusan Projek? Diambil dari: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Apakah Objektif Pengurusan Projek? Diambil dari: clarizen.com.
4. Perniagaan NI (2019). Kelebihan pengurusan projek. Diambil dari: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). 10 Manfaat Teratas Pengurusan Projek. Pengurusan Projek Bright Hub. Diambil dari: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Contoh Pengurusan Projek Berjaya Dunia Sebenar. Blog Planview. Diambil dari: blog.planview.com.