KAWALAN PENTADBIRAN: SISTEM KAWALAN, OBJEKTIF, CONTOH - DUDAS - 2026

The kawalan pentadbiran ditakrifkan sebagai proses di mana pengurus mempengaruhi ahli-ahli organisasi untuk melaksanakan strategi. Ia dilaksanakan berdasarkan maklumat yang diterima oleh pengurus.

Ini berkaitan dengan koordinasi, peruntukan sumber daya, motivasi, dan pengukuran prestasi. Amalan kawalan pengurusan dan reka bentuk sistem kawalan pengurusan didasarkan pada sebilangan disiplin akademik.

Sumber: pixabay.com

Kawalan pentadbiran melibatkan pengukuran yang luas. Oleh itu, ia berkaitan dan memerlukan input dari perakaunan, terutamanya perakaunan pengurusan. Kedua, ia melibatkan keputusan peruntukan sumber. Oleh itu, ia berkaitan dan memerlukan sumbangan dari ekonomi, terutamanya dari ekonomi pengurusan.

Ketiga, ia melibatkan komunikasi dan motivasi kerja. Ini bermaksud bahawa ia berkaitan dan memerlukan sumbangan dari psikologi sosial, terutama dari tingkah laku organisasi.

Kawalan yang lemah dalam sebuah syarikat menimbulkan ancaman yang besar, seperti penggunaan sumber yang tidak cekap, kesalahan pemprosesan, pengurangan keuntungan, kekurangan pematuhan peraturan, dan pencurian atau penyelewengan aset oleh pekerja.

Planifikasi dan kawalan

Terdapat kaitan rapat antara perancangan dan kawalan. Perancangan adalah proses di mana objektif organisasi dan kaedah untuk mencapai objektif ditetapkan. Kawalan adalah proses yang mengukur dan mengarahkan prestasi sebenar terhadap objektif organisasi yang dirancang.

Setelah strategi dibuat dan rancangan dibuat, tugas utama manajemen adalah mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahawa rancangan ini dilaksanakan atau, jika memerlukan syarat, rancangan tersebut diubah.

Pengendalian pentadbiran adalah salah satu fungsi pengurusan, seperti perancangan, organisasi, pengawasan dan arahan.

Ini adalah fungsi yang penting, kerana ia membantu mengesahkan kesalahan dan mengambil tindakan pembetulan untuk meminimumkan penyimpangan dari standard dan mencapai objektif organisasi yang dinyatakan dengan cara yang diinginkan.

Pengendalian pentadbiran dapat didefinisikan sebagai fungsi sistem yang menyesuaikan operasi yang diperlukan untuk mencapai rencana, atau untuk menjaga variasi objektif sistem dalam batas yang diizinkan.

Sistem kawalan pentadbiran

Mereka adalah sistem yang mengumpulkan dan menggunakan maklumat untuk menilai prestasi sumber perniagaan yang berbeza, seperti manusia, fizikal, kewangan dan organisasi secara umum, sebagai hasil strategi pengurusan yang dijalankan.

Oleh itu, mereka adalah satu set prosedur formal yang diperlukan untuk kecekapan pentadbiran dan ekonomi. Pengurus menggunakannya untuk mengekalkan atau mengubah standard dalam aktiviti organisasi.

Menjadi bahagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan sistem kawalan syarikat, objektifnya adalah untuk menjamin pelaksanaan rancangan dan polisi pengurusan yang lengkap dan tepat pada masanya.

Mereka dapat merangkumi segala-galanya dari bagaimana persediaan dipesan hingga bagaimana aset dijadwalkan untuk digunakan, pekerjaan ditugaskan, atau inventori diuruskan.

Sistem kawalan pengurusan adalah cara pengurus dapat mendokumentasikan strategi atau polisi organisasi mereka. Begitu juga, ini adalah cara untuk menilai prestasi proses korporat dalaman, membandingkannya dengan objektif dan dasar yang dinyatakan.

Alat perniagaan

Sistem kawalan pengurusan adalah alat perniagaan yang dapat memberikan indikasi seberapa baik prestasi organisasi sesuai dengan objektifnya.

Walau bagaimanapun, kawalan pentadbiran hanyalah salah satu alat yang digunakan pengurus untuk melaksanakan strategi yang diinginkan.

Strategi dilaksanakan bukan hanya melalui kawalan pentadbiran, tetapi juga dengan struktur organisasi, pengurusan sumber manusia, dan budaya organisasi.

Komponen

Sistem kawalan pentadbiran adalah alat untuk membantu pengurusan mengarahkan organisasi ke arah objektif strategik dan kelebihan daya saingnya. Umumnya difahami mempunyai tiga komponen:

- Pembentukan standard.

- Pengukuran prestasi sebenar terhadap piawaian ini.

- Mengambil langkah pembetulan terhadap penyimpangan dari peraturan dan rancangan.

Kesukaran

Terdapat dua kesukaran yang biasa berlaku di sekitar sistem kawalan pentadbiran di syarikat.

- Dapat mengenali kawasan yang memerlukan kawalan yang lebih besar.

- Mampu mengenali bila kawalan yang ada tidak cekap atau rosak.

matlamat

Objektif kawalan pentadbiran merujuk kepada kebolehpercayaan maklumat kewangan, maklum balas tepat pada masanya mengenai pencapaian objektif operasi atau strategi, dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan.

Pengesanan ralat

Ketidakteraturan dalam pengurusan syarikat boleh membahayakan pencapaian objektif umum syarikat, menyebabkan ia kalah dalam persaingan dan sehingga kelangsungan hidupnya sendiri terganggu.

Oleh itu, menjadi penting untuk mengesan kelainan dengan cepat. Dengan cara yang sama, rangkaian dan kawasan yang berlainan dapat dikenalpasti bahawa, walaupun tidak dipengaruhi oleh anomali atau kegagalan serius, dapat dioptimumkan untuk kesejahteraan umum syarikat.

Tunjukkan bahawa semuanya berfungsi dengan betul

Kawalan pentadbiran mengesahkan bahawa semuanya berjalan dengan baik dan bahawa objektif yang dicadangkan dan tahap yang ditetapkan di peringkat pentadbiran berkenaan dengan keuntungan, penjualan, keselamatan, dan lain-lain, dipenuhi tanpa pengubahsuaian yang ketara.

Dengan cara ini, syarikat menjadi lebih selamat, standard dan proses membuat keputusan operasi menjadi lebih mantap.

Bertindak bila perlu

Mengesan keadaan tidak begitu berguna jika tindakan khusus tidak diambil untuk mengarahkan keadaan negatif, berkat maklumat terperinci dan konkrit yang diberikan oleh kawalan pentadbiran.

Berkomunikasi dan memotivasikan pekerja

Pengetahuan yang tepat mengenai keadaan syarikat, termasuk kesalahan, masalah dan aspek yang dikendalikan dengan betul, mendorong komunikasi yang lebih baik dengan pekerja, memotivasi mereka untuk memastikan bahawa aspek yang diperlukan diperbaiki, atau garis yang betul diikuti.

Laksanakan langkah pencegahan

Diagnosis awal masalah spesifik yang dikesan oleh kawalan pentadbiran menjadikan tindakan pembetulan tidak perlu, kerana ia hanya diganti dengan tindakan pencegahan.

Kelebihan

Kelebihan terbesar pengendalian pengurusan adalah mewujudkan satu siklus arah dan kawalan untuk kepemimpinan perniagaan. Pengambilan keputusan diperkemas kerana semakin sedikit individu yang terlibat.

Ini membantu pengurus untuk mengukur prestasi sebenar dan sebagai panduan pencapaian objektif.

Membantu desentralisasi

Trend moden dalam organisasi perniagaan menuju desentralisasi, yang memerlukan sistem kawalan.

Dalam desentralisasi, pihak berkuasa membuat keputusan tersebar di seluruh organisasi.

Pengurusan mesti terus mengawalnya untuk melihat apakah autoriti digunakan dengan betul. Tanpa kawalan pentadbiran yang betul, desentralisasi tidak akan berjaya.

Membantu dengan koordinasi

Saiz syarikat moden semakin meningkat. Sebilangan besar modal dan sebilangan besar orang bekerja di dalamnya.

Ini menimbulkan masalah kawalan yang betul, kerana terdapat banyak bahagian yang menghasilkan dan mengedar produk yang berbeza. Untuk menyelaraskan aktiviti mereka, sistem kawalan diperlukan.

Permudahkan penyeliaan

Permudahkan pemantauan dengan menunjukkan penyimpangan yang ketara. Menjaga pekerja tetap terkawal.

Sistem kawalan yang baik mengesan titik lemah dengan cepat. Ini membantu memperluas skop kawalan di semua peringkat.

Meningkatkan motivasi

Teknik kawalan mewujudkan suasana ketertiban dan disiplin dalam organisasi, dengan mencari penyimpangan dan mengenal pasti faktor-faktor yang bertanggungjawab terhadapnya.

Ini meningkatkan motivasi pekerja, kerana mereka tahu pekerjaan yang mereka tanggung.

Kekurangan

Kelemahan kawalan pentadbiran adalah bahawa ia dapat menghalang kreativiti dan inovasi, dengan menjadikan syarikat lebih standard dan kurang fleksibel.

Organisasi yang mempunyai kawalan pentadbiran yang ketat seringkali kurang mampu menyesuaikan diri dengan perubahan di pasaran, industri mereka atau persekitaran undang-undang, kerana telah membatasi skop idea dan rancangan yang mungkin

Kesukaran menetapkan standard kuantitatif

Kawalan pentadbiran kehilangan keberkesanannya apabila standard prestasi tidak dapat ditentukan dalam istilah kuantitatif.

Sangat sukar untuk menetapkan standard kuantitatif untuk tingkah laku manusia, tahap kecekapan, kepuasan kerja, motivasi pekerja, dll. Dalam kes sedemikian, penghakiman adalah atas budi bicara pengurus.

Tidak ada kawalan terhadap faktor luaran

Syarikat tidak dapat mengawal faktor luaran seperti dasar pemerintah, perubahan teknologi, perubahan fesyen, perubahan dalam persaingan, dll.

Tentangan pekerja

Pekerja Grassroots boleh merasa tidak dihargai dan tidak berpuas hati kerana mereka tidak dibenarkan mengemukakan idea mereka. Pekerja merasakan bahawa kawalan mengurangkan kebebasan bertindak. Ini boleh menyebabkan pergantian kakitangan yang berat.

Pekerja sering menentang kawalan. Kesannya, keberkesanannya berkurang.

Urusan mahal

Organisasi harus menghabiskan banyak masa dan wang untuk memasang sistem kawalan pentadbiran.

Manfaatnya mestilah lebih daripada kos yang dikenakan, maka hanya kawalan yang akan berkesan, jika tidak, ia akan menyebabkan ketidakcekapan.

Kepentingan

Tanpa kawalan pentadbiran, proses pengurusannya tidak lengkap. Di syarikat, keperluan kawalan timbul disebabkan oleh beberapa faktor:

- Adalah sukar untuk menetapkan standard prestasi yang tepat pada organisasi besar. Sebaliknya, pengurus memerlukan semua jenis maklumat tepat pada masanya, yang tidak selalu tersedia. Kawalan diperlukan untuk menilai ketepatan piawaian.

- Pekerja diberi banyak wang dan sumber daya yang berharga. Namun, jika tidak ada kawalan, pekerja dapat menyerah pada godaan. Sistem kawalan yang cekap membantu mengurangkan tingkah laku tidak jujur ​​dari pihak pekerja.

- Sekiranya tidak ada kawalan, pekerja boleh bersantai dalam usaha mereka dan prestasi mereka boleh jatuh di bawah normal.

Melalui kawalan, dapat dipastikan bahawa sumber-sumber organisasi diperoleh dan digunakan dengan berkesan untuk mencapai objektif yang diinginkan. Kawalan pentadbiran menawarkan faedah berikut:

Pengesahan dasar

Ini membolehkan pengurusan mengesahkan kualiti rancangan yang berbeza. Oleh itu, ia dapat menunjukkan rancangan mana yang perlu dirancang semula atau tujuan mana yang perlu diubah suai.

Perubahan persekitaran boleh menjadikan rancangan asal tidak dapat dilaksanakan atau kekurangan. Kawalan membantu menyemak dan mengemas kini rancangan.

Tanggungjawab pengurusan

Walaupun seorang pengurus memberikan beberapa aktiviti dan menyerahkan wewenang kepada bawahannya, dia tetap bertanggungjawab untuk prestasi akhir.

Oleh itu, seorang pengurus mesti memeriksa prestasi pekerja bawahannya untuk memastikan bahawa mereka menggunakan kuasa yang didelegasikan dengan cara yang diinginkan.

Kawalan pentadbiran membolehkan pengurus memenuhi tanggungjawab mereka dan pada masa yang sama mewakilkan wewenang.

Motivator

Memberi inspirasi kepada pekerja untuk bekerja keras dan berprestasi lebih baik. Apabila mereka mengetahui bahawa prestasi mereka dinilai dan penghargaan mereka dihubungkan dengan penilaian itu, mereka akan berusaha untuk menyumbangkan usaha terbaik mereka.

Kecekapan

Kawalan menyumbang kepada kecekapan operasi, dengan menumpukan pada pencapaian objektif. Oleh itu, ini membolehkan pengurus untuk mengesan dan membetulkan kesalahan sebelum menjadi serius, membantu meminimumkan pembaziran dan kerugian.

Contoh

Kawalan pentadbiran adalah setiap proses, praktik, kebijakan, alat, pengukuran, atau sistem yang dilaksanakan untuk membolehkan pihak pengurusan mengarahkan sumber-sumber organisasi. Berikut adalah contoh ilustrasi:

Keperluan kawalan

Mendokumentasikan rancangan secara rasmi sebagai keperluan dan menguruskan perubahan rancangan ini.

Kawalan kewangan

Kawalan kewangan seperti amalan pengembangan, pemantauan, dan perakaunan anggaran.

Pemantauan prestasi

Proses menyetujui satu set matlamat dengan pekerja dan menilai prestasi terhadap tujuan tersebut.

Penyeliaan

Pemantauan prestasi pekerja untuk meningkatkan produktiviti, kecekapan dan kualiti kerja.

Tukar kawalan

Proses mengemukakan, menilai, menyetujui, mengutamakan, melaksanakan, berkomunikasi, dan meninjau perubahan dalam organisasi.

Kawalan keselamatan

Laksanakan langkah-langkah perlindungan dan pencegahan untuk mengelakkan risiko terhadap orang, harta benda dan maklumat.

Pemeriksaan pematuhan

Pelaksanaan proses, prosedur, sistem, kontrol, pengukuran dan laporan untuk mematuhi undang-undang, peraturan, piawaian dan kebijakan dalaman.

Penanda Aras

Ini adalah proses berterusan penanda aras prestasi syarikat terhadap industri, persaingan, atau amalan terbaik semasa.

Penambahbaikan yang berterusan

Ini adalah proses berulang untuk mengambil pengukuran sesuatu, memperbaikinya, dan mengukurnya lagi.

QA

Pastikan output berada dalam spesifikasi. Sebagai contoh, laksanakan proses untuk menguji produk di barisan pengeluaran.

Jaminan kualiti

Ini adalah proses mencegah kegagalan kualiti masa depan. Sebagai contoh, amalan menyiasat punca semua kegagalan kualiti untuk mengenal pasti peningkatan.

Automasi

Tingkatkan produktiviti, kecekapan, dan kualiti juga dengan mengganti kerja dengan automasi.

Kawalan data

Pengendalian data dalam bidang seperti kualiti data, keturunan data, keamanan, integrasi, dan kepatuhan.

Kawalan inventori

Atur dan pertimbangkan inventori untuk mengelakkan kekurangan atau kelebihan bekalan.

Kawalan aset

Kawalan aset seperti kemudahan, infrastruktur, mesin, perisian dan harta intelek.

Sebagai contoh, sistem perakaunan aset melaksanakan pemisahan keprihatinan yang tepat mengenai aset.

Rujukan

1. Semua Perniagaan (2019). Apa itu Sistem Kawalan Pentadbiran dan mengapa begitu penting? Diambil dari: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2019). Sistem kawalan pengurusan. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2019). Kawalan (pengurusan). Diambil dari: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Pedagang (1982). Fungsi Kawalan Pengurusan. MIT Sloan. Diambil dari: sloanreview.mit.edu.
5. Kamus Perniagaan (2019). Kawalan pengurusan. Diambil dari: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Contoh Kawalan Pengurusan. Diambil dari: simplicable.com.
7. Pangkalan Pengetahuan MBA (2019). Kepentingan Kawalan Pengurusan dalam Organisasi. Diambil dari: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Kelebihan Kawalan Pengurusan untuk Organisasi. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Kepentingan dan Batasan Mengawal. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.