The data yang terkandung dalam surat rasmi direka untuk menyatakan mesej yang diingini dengan jelas yang mungkin. Mereka adalah tajuk, isi surat, kesimpulan, perpisahan dan tandatangan.
Surat adalah alat komunikasi antara orang atau pihak yang mungkin atau tidak saling mengenali, tetapi hubungannya didasarkan pada saling menghormati. Oleh itu, bahasa yang digunakan dalam komunikasi jenis ini bersifat formal dan sopan di semua bahagiannya.
Terdapat serangkaian data asas yang harus muncul dalam huruf formal; dengan cara ini, sesiapa yang menerimanya akan memperoleh maklumat yang tepat dan jelas mengenai apa yang disampaikan kepada mereka.
5 fakta asas surat rasmi
1- Tajuk
Ia dibahagikan kepada: kop surat (data pengirim), tempat dan tarikh, nama dan ucapan penerima.
Sekiranya surat itu dibuat oleh syarikat atau institusi, biasanya alat tulis kop surat digunakan; Kepala surat yang mengenal pasti pengirim surat juga boleh dicetak.
Kemudian bandar dari mana ia ditulis dan tarikhnya akan muncul, yang umumnya terletak di margin kanan dan dipecah seperti berikut: hari dalam angka, bulan dalam huruf dan tahun yang menunjukkan empat angka.
Baris seterusnya adalah nama penerima, yang harus menunjukkan kedudukan, profesi, tahap pendidikan, gelaran bangsawan atau perlakuan. Contohnya: profesor, doktor, jurutera, presiden, warganegara, rindu.
Akhirnya, ucapan mesra.
2- Badan surat
Pada awalnya, subjek harus diperkenalkan secara formal, dimulai dengan sopan santun dan dengan ungkapan seperti "sangat hormat" atau "pertama sekali menerima ucapan yang sangat ramah."
Badan tersebut menyatakan apa masalah yang harus ditangani dan dapat memiliki beberapa perenggan, tetapi harus selalu diingat bahawa surat formal harus sangat tepat dalam isinya. Secara amnya semakin pendek semakin baik.
3- Kesimpulannya
Ia dapat digunakan untuk meringkaskan isi surat sebelum membuat pemberhentian komunikasi secara rasmi. Ini adalah cara untuk menekankan isi kandungannya.
4- Perpisahan
Biasanya pendek, merangkumi satu atau dua baris, dan berakhir dengan mengucapkan terima kasih atas perhatian yang diberikan.
Perlakuan "anda" atau "anda" digunakan secara formal untuk merujuk kepada penerima, yang menunjukkan bahawa beberapa hasil atau tindak balas diharapkan dan menunjukkan penghargaan ketika memanggilnya.
Contohnya: "terserah anda untuk menjawab permintaan ini", "dengan ikhlas", "tanpa merujuk lebih lanjut kepada".
5- Tandatangan
Data pengirim diletakkan sebagai wakil atau orang yang bertanggungjawab untuk penerbitan komunikasi. Berkat tandatangannya, banyak pembaca surat memberi mereka kredibiliti.
Namun, tidak semua huruf berakhir dengan tandatangan pengirim. Dalam beberapa kes huruf berakhir dengan inisial seperti: PD, Cc atau XX / xx.
Surat yang diakhiri dengan PD merujuk kepada tulisan pos, yang menunjukkan bahawa ada sesuatu yang penting untuk diingat atau dipertimbangkan di luar kesimpulan surat itu.
Sebaliknya, "Cc" menunjukkan bahawa surat itu disalin kepada orang lain, pihak berkuasa, syarikat atau institusi.
Akhirnya ada "XX / xx". Huruf-huruf ini mematuhi huruf awal huruf besar orang yang mendikte atau menulis surat itu, dan huruf awal huruf kecil dari orang yang menulis atau mentranskripsikan huruf tersebut.
Rujukan
- Camelia Radulescu, FA-S. (sf). Limba spaniolă. Pentru manual mengelaskan XI-a, limba III-a. Romania: LOGOS SRL.
- CARLOS CABALLERO GONZÁLEZ, JC (2017). UF0857 - Penyediaan dokumen teks. Madrid: Ediciones Paraninfo, SA
- Jolivet, A.-M. (2004). Appendre l'espagnol secara langsung. Paris: Edisi Ecole Polytechnique.
- ModeloCarta.net. (12 Oktober 2017). ModeloCarta.net. Diperolehi dari Modelocarta.net