JABATAN PEMBELIAN: CIRI, FUNGSI - DUDAS - 2026

Bahagian pembelian adalah bahagian syarikat yang bertanggungjawab untuk semua aktiviti pemerolehan bahan mentah, alat ganti, perkhidmatan, dan lain-lain, seperti yang dikehendaki oleh organisasi. Ia menyediakan perkhidmatan yang menjadi tulang belakang banyak organisasi perindustrian, peruncitan dan ketenteraan.

Memastikan bekalan yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan dipesan dan disimpan dalam inventori. Jabatan ini merupakan pusat pengurusan rantaian bekalan yang berjaya, dan bertanggungjawab untuk meminimumkan kos produk yang dipesan, mengawal tahap inventori, dan menjalin hubungan yang kuat dengan pembekal.

Bahagian pembelian yang baik akan menuntut kualiti dari pembekal dan akan menindaklanjuti pesanan dari awal hingga penerimaan. Bantu jabatan lain mengenal pasti keperluan, menguruskan proses permintaan dan mendapatkan harga yang kompetitif. Mereka biasanya bertindak sebagai pengawal untuk memastikan pematuhan anggaran.

ciri

Bertindak sebagai penasihat yang dipercayai kepada pengurusan kanan

Bahagian pembelian terlibat dalam perancangan dan penganggaran korporat pada tahap tinggi. Ini memungkinkan untuk merancang kos kejuruteraan terbalik dan meneroka alternatif yang berpotensi lebih murah dan / atau berkualiti tinggi.

Memacu inovasi pembekal

Lebih daripada sekadar menuntut harga terendah, jabatan pembelian bekerjasama dengan pembekal untuk mengurangkan kos asas produk dan perkhidmatan mereka.

Mereka terlibat erat dengan "kitaran hidup inovasi", dari idea awal hingga pembuatan dan peningkatan berterusan.

Berikan pandangan mengenai data vendor utama

Syarikat boleh menggunakan maklumat ini untuk membuat analitik ramalan, memberikan gambaran yang lebih mendalam mengenai pasaran.

Menguruskan dan mengurangkan risiko rantaian bekalan

Krisis ekonomi telah mengajar nilai menyedari kestabilan pembekal. Jabatan pembelian mempunyai pandangan yang lebih jelas mengenai kawasan itu daripada bahagian organisasi yang lain.

Menggalakkan kepegawaian dan pengembangan bakat yang tangkas

Adalah perlu untuk melintasi batas fungsional dan geografi untuk mencari calon yang tepat untuk jabatan pembelian.

Dalam beberapa kes, jawapannya adalah dalam penyumberan luar atau menggunakan organisasi perkhidmatan bersama.

ciri-ciri

Memperolehi bahan

Untuk syarikat perkilangan ini boleh merangkumi bahan mentah, tetapi juga termasuk alat, mesin, atau bahkan peralatan pejabat yang diperlukan untuk pasukan penjualan dan setiausaha.

Dalam perniagaan runcit, bahagian pembelian mesti memastikan bahawa selalu ada cukup produk di rak atau gudang untuk menyimpan stor dengan baik.

Sangat penting untuk memastikan gudang inventori anda berada pada tahap yang munasabah. Melabur dengan banyak wang dalam inventori boleh menyebabkan masalah stok dan kekurangan modal untuk jenis perbelanjaan lain, seperti penyelidikan dan pengembangan, atau iklan.

Menilai harga

Bahagian pembelian bertanggungjawab untuk terus menilai jika anda menerima bahan dengan harga terbaik, untuk memaksimumkan keuntungan.

Anda perlu membandingkan harga sehingga anda dapat mencari pembekal terbaik dengan harga yang paling masuk akal untuk pesanan saiz khusus syarikat.

Jabatan pembelian boleh berkomunikasi dengan pembekal alternatif, merundingkan harga yang lebih baik untuk pesanan dengan jumlah yang lebih tinggi, atau menanyakan kemungkinan mendapatkan produk dengan harga lebih rendah dari pelbagai sumber lain.

Pra-kelulusan vendor

Bahagian pembelian menilai pembekal dari segi harga, kualiti, pendapat pelanggan dan masa untuk menyelesaikan pesanan, menghasilkan senarai pembekal yang diluluskan.

Jejaki pesanan anda

Pesanan didokumentasikan dengan borang pesanan pembelian. Ini menentukan maklumat penting mengenai bahan yang dipesan, dan juga kuantiti yang dipesan.

Borang-borang ini digunakan untuk memastikan produk yang dipesan diterima dan untuk mengesan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan pesanan.

Kerja pejabat

Bahagian pembelian mengendalikan semua dokumentasi yang berkaitan dengan pembelian dan penghantaran bahan.

Ini bermaksud bekerjasama dengan jabatan perakaunan anda untuk memastikan bahawa ada cukup wang untuk membeli barang, aliran tunai lancar, dan semua pembayaran dibuat tepat pada waktunya.

Pematuhan dasar

Sebelum membuat pembelian, jabatan pembelian harus memastikan bahawa ia mematuhi formaliti untuk memperoleh dan meluluskan anggaran, dan harus memastikan bahawa bahan-bahan tersebut dibeli mengikuti kebijakan umum organisasi.

Kepentingan

Dapatkan kos yang lebih rendah

Jabatan pembelian memainkan peranan penting dalam memaksimumkan keuntungan perniagaan. Bandingkan harga dan berunding dengan pembekal supaya syarikat mendapat harga terbaik pada produk yang diperlukan.

Anda juga dapat memberikan penjimatan dengan memanfaatkan jaminan dan potongan harga yang biasanya dilupakan oleh bukan pakar.

Membantu menjimatkan, memberikan ketelusan yang lebih baik dalam perbelanjaan syarikat. Ini akan membolehkan anda merundingkan kontrak yang lebih baik dan membebaskan aliran tunai.

Elakkan bahan tidak mencukupi

Jabatan pembelian harus mengenal pasti produk mana yang penting bagi perniagaan dan mengambil langkah yang sesuai untuk melindungi rantaian bekalannya.

Untuk memastikan bahawa bahan yang tidak mencukupi tidak mempengaruhi produktiviti, jabatan pembelian menggunakan teknik seperti pelbagai sumber.

Mempunyai pelbagai sumber bermaksud menggunakan pelbagai vendor yang menawarkan produk yang sama. Sekiranya terdapat masalah dengan satu pembekal, pesanan dapat ditingkatkan ke yang lain untuk mengimbangi kegagalan tersebut.

Meningkatkan kualiti

Bahagian pembelian membantu meningkatkan kualiti dengan menetapkan matlamat prestasi. Kemudian ia mengesan prestasi sebenar berbanding matlamat tersebut.

Penting untuk mengukur ciri kualiti menggunakan petunjuk untuk atribut, seperti ketahanan, penampilan produk, atau ketepatan waktu penghantaran.

Mereka bekerjasama rapat dengan pembekal untuk mengembangkan prosesnya dan membantu mereka meningkatkan kualiti.

Urus hubungan

Cabaran bagi bahagian pembelian adalah untuk membuat pembekal berminat bekerja dengan syarikat tersebut. Buat pembekal melabur dalam hubungan jangka panjang.

Jabatan ini juga harus menguruskan hubungan dalam syarikat. Anda harus bekerjasama dengan pihak berkepentingan dalaman, seperti pemasaran, kewangan, logistik, dan pengedaran, untuk memastikan semuanya selaras.

Cari inovasi

Oleh kerana jabatan pembelian selalu berhubungan dengan pelbagai perniagaan luar, ia berada dalam posisi yang ideal untuk memperoleh produk inovatif yang dapat memberikan kelebihan daya saing kepada perniagaan dari segi harga, kualiti atau kemudahan.

Rujukan

1. Penulisan Alexis (2018). Apakah Fungsi Jabatan Pembelian dalam Organisasi? Perniagaan Kecil - Kron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2018). Pengurusan pembelian. Diambil dari: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Peranan Jabatan Pembelian dalam Perniagaan. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 cara bahagian pembelian dapat meningkatkan perniagaan anda. Diambil dari: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Lima Ciri Organisasi Perolehan 'Bertaraf Dunia'. Forbes. Diambil dari: banes.com.