PENGURUSAN PENTADBIRAN: FUNGSI DAN PROSES - DUDAS - 2025

Yang pengurusan pentadbiran adalah set borang, tindakan dan mekanisme yang membolehkan yang penggunaan sumber manusia kewangan syarikat dan bahan-bahan untuk mencapai objektif. Ia berdasarkan empat prinsip asas; pesanan itu adalah yang pertama, menurut setiap pekerja mesti menduduki posisi di mana dia dilatih.

Kekurangan pesanan menyebabkan kerja yang kurang cekap dan penggunaan sumber yang salah. Prinsip kedua adalah disiplin; dalam pengurusan pentadbiran, disiplin adalah aspek penting, kerana peraturan dan undang-undang harus dipatuhi dan dihormati oleh semua pihak.

Prinsip ketiga adalah kesatuan perintah. Pekerja mesti tahu kepada siapa dia melaporkan kerjanya dan dari siapa dia akan menerima pesanan, untuk mengelakkan mesej yang salah yang merosakkan kualiti kerja. Akhirnya, inisiatif mendorong dan menilai staf sangat penting untuk memotivasi; Ini akan memberi kesan positif terhadap persekitaran kerja dan pencapaian matlamat.

Pengurusan pentadbiran sangat penting bagi organisasi, kerana ia membentuk asas di mana tugas-tugas kumpulan itu akan dilakukan, juga membentuk jaringan yang bertujuan memenuhi objektif perniagaan.

ciri-ciri

Prestasi proses pengurusan

Proses pengurusan mesti dijalankan dengan baik sehingga prestasi yang berkesan dijalankan dalam setiap fungsi pentadbiran.

Ini mesti merangkumi perancangan, organisasi, arahan dan kawalan, semuanya berputar berdasarkan pemenuhan objektif.

Pengambilan

Ini merujuk pada pemilihan, latihan, penempatan dan imbuhan pegawai. Pencapaian objektif organisasi bergantung pada kemampuan memiliki personel yang sesuai, yang mana minat untuk memenuhi keperluan pekerja harus dijaga dan, pada masa yang sama, setia kepada organisasi.

Melindungi aset

Aset organisasi mesti dilindungi daripada penyalahgunaan, kehilangan atau kerosakan yang disebabkan oleh pencurian, kebakaran atau cara lain.

Atas sebab ini, perlu menyimpan rekod yang mencukupi untuk setiap jenis aset, memastikan kakitangan bertanggungjawab untuk penggunaan dan perlindungan yang betul.

Perhubungan Awam

Salah satu fungsi pengurusan pentadbiran yang penting adalah pembentukan dan pemeliharaan pelbagai jalur komunikasi antara organisasi dan masyarakatnya yang berkaitan (pelanggan, pemegang saham, pekerja, pembekal, pengguna).

Menetapkan urutan kerja

Untuk prestasi kerja pentadbiran yang stabil dan tidak terganggu, sistem dan prosedur rutin yang ditetapkan harus dikembangkan. Ini didorong oleh sifat saling bergantung dan saling berkaitan antara tugas-tugas khusus setiap jabatan.

Pembelian aset tetap

Di setiap jabatan ada keperluan untuk aset tetap yang mencukupi untuk mempunyai prestasi kerja yang efisien dan ekonomi dari pekerjaan yang dilakukan di sana. Oleh itu, prosedur standard mesti diikuti dalam pemilihan dan pembelian setiap jenis aset tetap yang diperlukan.

Aspek penting ialah melakukan pengesanan dan penilaian keperluan sebenar aset tersebut, dengan itu mengelakkan perbelanjaan yang tidak perlu yang mempengaruhi kewangan syarikat.

Reka bentuk dan kawalan bentuk

Oleh kerana pekerjaan pentadbiran mempunyai ciri-ciri tertentu, borang yang digunakan mesti dirancang agar dapat memberikan maklumat yang diperlukan dengan cara yang mencukupi.

Tanggungjawab pihak pentadbiran untuk merancang bentuk-bentuk ini dan berusaha menyeragamkan penggunaannya, untuk mengurangkan kos.

Pembelian alat tulis dan kelengkapan pejabat

Artikel ini mesti merangkumi keperluan pengguna, kerana akan mempengaruhi pelaksanaan kerja yang dilakukan secara sistematik dan pantas.

Oleh itu, penting untuk memastikan penyeragaman, pemilihan dan pembelian input ini, serta pengedarannya ke jabatan lain, apabila perlu.

Proses pengurusan pentadbiran

Perancangan

Perancangan adalah tonggak proses ini, kerana tindakan selanjutnya yang akan diikuti akan diturunkan dari ini. Untuk menjalankan proses yang cekap, perlu mempertimbangkan perkara berikut:

- Mempunyai objektif yang jelas.

- Mengkaji persekitaran di mana kerja akan dijalankan.

- Mengenal pasti dan memberikan tugas yang akan membantu mencapai objektif.

- Menjalankan rancangan pencapaian yang komprehensif, di mana elemen kreatif yang membantu melaksanakan kerja dengan berkesan diserlahkan.

- Menentukan dasar, kaedah dan prosedur yang diperlukan untuk prestasi kerja.

- Buat sistem amaran yang memungkinkan tindakan jangkaan terhadap masalah masa depan.

- Sentiasa mengemas kini rancangan, dengan mempertimbangkan hasil kawalan yang dilaksanakan ke atasnya.

Pertubuhan

Untuk berjaya, semua sumber daya manusia, kewangan, dan material yang berkaitan dengan pekerjaan yang harus dilakukan mesti diselaraskan.

Ini melibatkan menetapkan sekumpulan peraturan dan penugasan tugas yang mesti dipatuhi dengan tegas oleh orang yang terlibat. Beberapa aktiviti ini adalah:

- Bahagikan kerja dengan mempertimbangkan unit operasi.

- Mengumpulkan tugas mengikut pekerjaan.

- Susunkan unit operasi dengan kriteria pengurusan dan pertalian kerja.

- Pilih kakitangan yang mempunyai kemahiran yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu.

- Buat penyesuaian dalam aktiviti yang dijalankan, berdasarkan apa yang ditunjukkan oleh hasil kawalan mereka.

Arah atau pelaksanaan

Untuk mematuhi strategi yang dirancang dan teratur, perlu mengambil tindakan yang memulakan dan memberi mereka kesinambungan.

Di antara langkah-langkah ini adalah langkah mengarahkan aktiviti dan mempromosikan perkembangan pekerja dalam urusan pekerjaan dan peribadi, sehingga motivasi ini diterjemahkan ke dalam pencapaian objektif yang efisien. Strategi ini boleh:

- Bimbing dan dorong kumpulan untuk mencapai objektif.

- Menjalin komunikasi langsung, terbuka dan telus dengan setiap orang yang terlibat, secara langsung atau tidak langsung, di tempat kerja.

- Mengembangkan potensi setiap ahli.

- Buat insentif untuk pekerja yang menonjol dalam kriteria tertentu yang telah ditetapkan, seperti kreativiti, kelajuan penyelesaian, antara lain.

- Menetapkan mekanisme untuk penilaian berterusan proses pelaksanaan, untuk memperbaiki tindakan jika diperlukan.

Kawal

Penting untuk menerapkan strategi untuk mengesahkan bahawa apa yang dirancang, disusun dan dilaksanakan berjalan dengan memuaskan dan berkesan ke arah pencapaian objektif.

Ini akan memungkinkan untuk membuat keputusan untuk mengganti aktiviti atau mengubah prosesnya, sehingga dapat dioptimumkan. Ini boleh menjadi beberapa tindakan untuk diikuti:

- Buat perbandingan hasil dengan rancangan umum syarikat.

- Menilai produk karya, berdasarkan standard prestasinya.

- Buat umum cara yang akan digunakan dalam pengukuran.

- Sampaikan cadangan kepada pegawai yang bertanggungjawab, untuk memperbetulkan tindakan yang diperlukan.

Rujukan

1. Perkara Wang (2018). Fungsi Pengurusan Pentadbiran Pejabat Moden. Pembelajaran Akaun. Diambil dari: accountlearning.com.
2. Panduan MBA saya (2018). Fungsi Pentadbiran atau Pengurusan Pejabat. Diambil dari: mymbaguide.com.
3. Pengurus-Bersih (2018). Pengurusan pentadbiran. Diambil dari: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Ketahui kepentingan pengurusan pentadbiran untuk perniagaan. Diambil dari: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Lima Fungsi Pengurusan (Fayol). Alat perkakas. Diambil dari: toolshero.com.