15 FUNGSI PEJABAT TERPENTING YANG ANDA KUASAI - PEKERJAAN - 2026

Yang fungsi pejabat bahawa dia mendominasi aktiviti-aktiviti pentadbiran yang dijalankan oleh kakitangan syarikat, organisasi atau institusi, dan yang perlu untuk operasi mereka. Sekiranya dilakukan dengan cekap, hasilnya biasanya akan jauh lebih baik daripada jika dilakukan dengan buruk.

Kerja pejabat biasanya diadakan dari hari Isnin hingga Jumaat yang bermula pada pukul 8 atau 9 pagi dan berlangsung hingga jam 4 atau 5 petang, walaupun ini berbeza mengikut negara atau wilayah.

Sebilangan besar pekerjaan pejabat memerlukan kemahiran asas seperti: komunikasi lisan yang lancar, kemampuan menulis, memfailkan, dan beberapa pengalaman dengan peralatan pejabat seperti komputer, mesin fotokopi, dll.

Bergantung pada tahap kedudukan atau tanggungjawab yang dipikul, ia memerlukan orang itu memiliki pendidikan teknikal, universiti atau tahap empat.

Fungsi pejabat utama yang anda kuasai

1- Merancang

Ini adalah tugas pertama dan paling penting kerana terdiri daripada menentukan bagaimana kaedah dan struktur organisasi dapat menyumbang kepada rancangan perniagaan.

Terdapat alat teknologi yang membantu kaedah ini kemudian ditentukan dalam tugas yang diedarkan di kalangan ahli pasukan, tetapi hanya perancangan yang baik yang dapat menjamin bahawa semuanya akhirnya menambah objektif perniagaan.

Perancangan umum memerlukan visi perniagaan yang jelas dan tahap hierarki tertentu dalam syarikat, tetapi setiap ahli pasukan mesti merancang kerja mereka sehingga mereka dapat memenuhi tujuan dan tarikh akhir yang telah ditetapkan.

2- Transkripsi dan / atau penulisan laporan

Tugas yang setiap hari meluangkan masa mereka yang bekerja di pejabat adalah menulis, dalam media apa pun, laporan yang menyokong atau memperincikan fungsi mereka atau berfungsi untuk menjelaskan kepada rakan-rakan mereka yang lain perinciannya (latar belakang, kemajuan, hasil, kebaikan dan keburukan). kontra, dll), dari projek tertentu.

Dokumen-dokumen ini juga berfungsi sebagai catatan aktiviti organisasi yang menjadi pejabatnya, untuk audit atau semakan masa depan.

3- Menghadiri mesyuarat

Mereka adalah pertemuan antara anggota pasukan kerja di mana idea ditukar mengenai projek yang sedang berjalan, cadangan baru disajikan, pembentangan, laporan atau laporan dibagikan.

Biasanya mereka mempunyai objektif untuk menyelaraskan semua orang yang hadir ke arah pencapaian tujuan bersama, memberikan peranan, tugas dan tarikh akhir kepada masing-masing. Mereka juga berfungsi untuk menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan tugas.

Mereka biasanya mempunyai frekuensi, tempoh dan dinamika yang sangat jelas. Begitu juga, apa yang dibincangkan di dalamnya biasanya direkodkan dalam beberapa minit atau minit untuk difailkan.

Beberapa organisasi mengadakan mesyuarat setiap hari, yang lain beberapa hari dalam seminggu, yang lain setiap dua minggu, dan yang lain setiap bulan. Kekerapan perjumpaan bergantung pada setiap syarikat dan keperluannya.

4- Jadualkan mesyuarat

Ini adalah untuk menyelaraskan agenda semua orang yang mesti berada dalam perjumpaan sedemikian rupa sehingga mereka dapat bertepatan dengan tempat dan waktu tertentu.

Ini boleh menjadi tugas yang menakutkan, jadi bergantung pada teknologi boleh menjadi idea yang baik. Terdapat aplikasi, seperti ScheduleOnce, yang membolehkan anda menjadualkan pertemuan secara automatik, yang membolehkan para jemputan melihat tarikh yang tersedia dan memilih waktu yang sesuai untuk mereka.

5- Periksa e-mel korporat

Ini adalah tugas yang boleh memakan masa yang lama. Laporan Adobe yang diterbitkan pada tahun 2016, hasil tinjauan yang dikendalikan sendiri lebih daripada 1,000 pekerja, menunjukkan bahawa kami menghabiskan rata-rata 20.5 jam setiap minggu untuk memeriksa e-mel kerja kami.

Mengklasifikasikan, membaca dan menjawab e-mel adalah bentuk komunikasi yang sangat umum dan memungkinkan pertukaran fail dan tayangan yang berkaitan dengan projek atau proses organisasi.

Walaupun syarikat sentiasa mencari kaedah yang lebih cekap untuk menguruskan e-mel, terdapat juga aplikasi seperti Label Pintar Gmail untuk ini.

Cara lain untuk menyelaraskan tugas ini adalah dengan memasukkan templat e-mel standard, atau teks yang dapat dikirim dengan modifikasi minimum kepada penerima yang berlainan dan pada waktu yang berlainan.

6- Pengurusan kewangan

Dalam tugas ini, mesti dijamin bahawa wang tersebut memenuhi kitaran hidupnya dalam pembelian dan penjualan produk dan perkhidmatan; mempunyai semua invois yang dihantar, dihantar, dibayar dan dihantar. Sudah tentu ada pejabat yang hanya melakukan ini.

Kegiatan ini juga merangkumi kemas kini akaun kewangan dan dokumen undang-undang sehingga tidak ada masalah dengan kerangka hukum yang menyangkut organisasi yang dimaksudkan.

7- Logistik

Fungsi ini memastikan bahawa semua barang yang berkaitan dengan pekerjaan syarikat diangkut ke dan dari gudang dan pelanggan. Ini juga merangkumi hubungan dengan pembekal untuk mendapatkan bahan mentah untuk pembuatan produk baru.

Tujuan fungsi ini adalah untuk menjamin bahawa syarikat memiliki segala yang diperlukan untuk memastikan pengeluaran kebaikan atau perkhidmatan yang dikomersialkan terus berjalan.

8- Panggil perhatian

Di pejabat juga diminta untuk menjawab telefon, kerana ia adalah alat komunikasi dengan pelanggan, pembekal dan di antara rakan sekerja sendiri.

Walaupun nampaknya tugas yang sederhana, ia memerlukan protokol tertentu kerana boleh menjadi suara yang dihubungkan oleh seseorang di luar syarikat dengan imejnya. Oleh itu, adalah penting agar peraturan kesopanan dihormati, nada kelembagaan dipertahankan, volume suara dan kosa kata yang digunakan sederhana.

Maklumat penting lain, yang kadang-kadang diabaikan semasa menjalankan fungsi ini, adalah menuliskan sebanyak mungkin data mengenai orang yang berada di seberang telefon; Ini akan memberi makan pangkalan data hubungan syarikat dan membolehkan anda menindaklanjuti perkara yang dibincangkan semasa perbualan telefon dengan betul.

9- Organisasi fail

Sebilangan besar tugas yang dilaksanakan di pejabat, menghasilkan beberapa dokumen: invois, nota, minit, minit, laporan penjualan, dll.

Dalam digital atau di atas kertas, ini adalah sebilangan besar maklumat yang mengharuskan seseorang bertanggung jawab membuat katalog, mengarkibkan dan melindunginya mengikut tahap kepentingannya untuk perniagaan.

Tepatnya titik terakhir ini, iaitu perlindungan maklumat, adalah masalah yang menjadi pusing bagi banyak organisasi, sebab itulah semakin banyak alat, protokol dan prosedur yang muncul yang memberikan keamanan dalam fail dan penghantaran data. data sensitif dalam organisasi.

Dalam beberapa kes, cakera keras luaran digunakan, sementara yang lain terdapat pelayan khas untuk kes ini atau platform penyimpanan di "awan" seperti Microsoft OneDrive, Google Drive atau Apple iCloud.

10- Pengedaran surat syarikat

Tugas yang, walaupun tidak memerlukan latihan akademik yang sangat tinggi, memang memerlukan organisasi, tanggungjawab dan rasa mendesak yang baik, adalah penyebaran surat-menyurat di dalam pejabat.

Sketsa reka bentuk, kad kredit yang dihantar oleh bank, invois dari pembekal atau surat jawapan dari entiti kerajaan, adalah beberapa dokumen yang mungkin ditunggu oleh mana-mana pekerja dan di mana banyak proses lain dalam syarikat.

11- Perkhidmatan pelanggan

Fungsi ini terdiri daripada pelanggan yang melayani secara fizikal dengan pertanyaan atau aduan mengenai produk atau perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat.

12- Mencetak dan menyalin dokumen

Ini terdiri daripada mencetak dokumen yang mesti disimpan secara fizikal atau membuat salinan dokumen yang mesti disimpan dalam dua salinan atau dihantar kepada pekerja syarikat.

13- Temu ramah calon

Ini adalah salah satu tugas proses pemilihan personel. Mereka boleh dilakukan secara individu atau berkumpulan, iaitu dengan memusatkan perhatian pada calon tunggal atau beberapa.

14- Pembelian bekalan dan kelengkapan pejabat

Bekalan pejabat sangat penting untuk kecekapannya. Bekalan alat tulis, dakwat pencetak, pembungkusan atau kertas harus selalu ada, jadi harus ada seseorang yang mengurus pengurusannya.

15- Fungsi pentadbiran

Prosedur pentadbiran sangat penting bagi syarikat untuk mengekalkan kestabilan dan dapat mencapai kejayaan perniagaan. Menyedari masalah undang-undang, kertas kerja dan skema birokrasi lain adalah beberapa fungsi ini.

Rujukan

1. Audra Bianca (s / f). Petua organisasi & perancangan pejabat. Dipulihkan dari: smallbusiness.chron.com.
2. Trend Biz (2015). 7 tugas pejabat yang anda boleh dan harus automatik. Dipulihkan dari: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Berapa jam hidup anda telah membuang masa dengan e-mel kerja? Cuba kalkulator yang menyedihkan kami. Dipulihkan dari: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Senarai Pekerjaan yang Bekerja di Pejabat. Dipulihkan dari: work.chron.com.
5. Apa yang dilakukan oleh pembantu pejabat. Dipulihkan dari Learn.org.
6. Apa sebenarnya yang dilakukan orang dalam pekerjaan pejabat. Dipulihkan dari: reddit.com.