7 FUNGSI UTAMA PEMBANTU TADBIR - PEKERJAAN - 2025

Yang fungsi pembantu pentadbiran adalah tugas-tugas bantuan dan iringan kepada aktiviti-aktiviti biasa bahawa syarikat yang berkembang. Oleh itu, ia penting untuk operasi yang sama.

Kegiatan ini biasanya berubah mengikut bidang perniagaan syarikat tempat mereka bekerja. Sebagai contoh, di pejabat khusus seperti firma undang-undang, pembantu biasanya mempunyai latihan khusus untuk menjalankan aktiviti tertentu.

Walau bagaimanapun, terdapat fungsi yang umum untuk semua bidang yang biasanya berkisar pada penyebaran dan pengurusan maklumat di dalam pejabat. Ini termasuk menguruskan dokumen, arkib, dan mengatur acara.

Tetapi aktiviti ini boleh menjadi lebih luas. Pada beberapa kesempatan, pembantu tadbir juga mesti mengurus memproses maklumat perakaunan dan bahkan menjamin operasi sumber teknologi syarikat.

7 fungsi utama pembantu tadbir

1- Pengurusan dokumen

Salah satu fungsi utama pembantu tadbir adalah membantu anggota pejabat dengan pengurusan dokumen dan fail.

Biasanya tugas ini berkaitan dengan penyimpanan, organisasi dan pengurusan fail.

Namun, pada kesempatan-kesempatan tertentu mungkin perlu bagi mereka untuk menulis, menyunting dan menyemak dokumen.

Di beberapa syarikat, mereka bahkan diminta untuk mengambil imlak surat atau nota dan mencatat minit mesyuarat yang berlangsung.

Dalam beberapa kes, misalnya ketika datang ke firma undang-undang, diperlukan latihan khusus untuk dapat memenuhi fungsi-fungsi ini: pembantu tadbir perlu memahami terminologi dan prosedur undang-undang.

Sebaliknya, pembantu tadbir yang bekerja dalam bidang perubatan memerlukan kemahiran yang berbeza. Mereka mesti mempunyai latihan yang diperlukan dalam menangani pesakit dan membaca laporan perubatan.

2- Perancangan acara

Perancangan acara pejabat juga sering menjadi tanggungjawab pembantu pentadbiran. Ukuran tanggungjawab ini boleh berubah-ubah mengikut ukuran syarikat.

Acara boleh menjadi perjumpaan atau makan siang perniagaan, tetapi juga boleh menjadi persidangan atau pesta korporat yang lebih besar.

Dalam kedua-dua kes, peserta mesti menguruskan semua kriteria yang berkaitan dengan acara tersebut.

Ini termasuk menghubungi vendor, membuat tempahan, memilih menu dan hiasan. Tetapi ia juga merangkumi menghubungi, menjemput dan mengesahkan hadirin, penceramah dan pensyarah jika ini diperlukan.

3- Perhatian secara langsung kepada pengguna dan pelawat

Perkhidmatan pelanggan biasanya merupakan salah satu tugas yang paling biasa bagi pembantu tadbir. Penonton yang menjadi perhatian selalu bergantung pada ukuran syarikat dan orientasi perniagaannya.

Untuk perniagaan kecil yang melayani orang ramai secara langsung, pembantu tadbir mungkin diminta untuk bertemu dengan pelanggan.

Apabila ini berlaku, pekerjaan mereka bertujuan untuk membimbing dan melayani mereka semasa mereka melalui kemudahan syarikat.

Di syarikat-syarikat yang lebih besar, pembantu tadbir harus menghadiri pengunjung yang lain seperti rakan kongsi atau pembekal besar.

Dalam hal ini, misi mereka adalah untuk membimbing mereka dalam memenuhi agenda dan pertemuan mereka dengan pihak pengurusan atau bidang lain syarikat.

4- Perhatian melalui telefon dan maya

Kategori perkhidmatan pelanggan merangkumi bantuan telefon dan maya. Dalam kes bantuan telefon, orientasi pelanggan dan rakan kongsi disertakan, serta organisasi dan pentadbiran agenda.

Ketika datang ke perhatian maya, tugas akan bergantung pada saluran yang disediakan oleh syarikat untuk perkhidmatan pelanggan atau pengurusan maklumat.

Dalam beberapa kes, ini melibatkan pengendalian e-mel, membalas, meneruskan atau mengarkibkan mesej yang diperlukan.

Dalam kes lain, ketika saluran komunikasi maya lebih beragam, tugas-tugas lain mungkin disertakan, seperti menghadirkan diri kepada orang ramai melalui sistem sembang atau bahkan menjawab pertanyaan melalui rangkaian sosial syarikat.

Di syarikat besar, biasanya ada personel yang secara khusus fokus pada saluran komunikasi ini. Apabila perniagaan kecil, tugas ini sering diserahkan kepada pembantu tadbir.

5- Pentadbiran agenda

Menguruskan agenda selalunya merupakan salah satu tugas terpenting bagi pembantu tadbir.

Tanggungjawab ini termasuk menerima permintaan untuk janji temu dan pertemuan melalui telefon, secara langsung atau dalam talian, dan mengaturnya dalam agenda mengikut kriteria yang ditentukan.

Ini juga termasuk menjadwalkan perjumpaan di dalam dan di luar syarikat, makan siang kerja dan perjalanan perniagaan.

Dalam kes terakhir, adalah tanggungjawab pembantu untuk menempah penerbangan, hotel, restoran atau bilik mesyuarat jika perlu.

6- Perakaunan

Pembantu tadbir kadang-kadang bertanggungjawab untuk memantau dan merekod perbelanjaan yang berlaku di dalam syarikat. Tugas-tugas ini boleh menjadi sederhana, seperti mencatat perbelanjaan tertentu pada spreadsheet.

Dalam beberapa kes, pembantu dikehendaki mempunyai latihan untuk pengembangan tugas yang lebih kompleks. Sebagai contoh, tanggungjawab anda mungkin termasuk melaporkan perakaunan kepada pihak pengurusan.

Biasanya ini bergantung pada saiz syarikat. Sebuah syarikat besar biasanya mempunyai peranan yang lebih khusus; di dalamnya, maklumat perakaunan diuruskan oleh orang yang disewa untuk tujuan tersebut.

Walau bagaimanapun, salah satu kemahiran asas bagi mana-mana pembantu pentadbiran adalah menguasai perisian perakaunan pejabat, seperti Microsoft Excel.

7- Pengurusan teknologi

Pengurusan sumber teknologi juga merupakan sebahagian daripada fungsi pembantu tadbir. Dalam pengertian ini, tanggungjawab anda adalah memastikan bahawa semua alat yang diperlukan untuk operasi syarikat beroperasi dengan baik.

Ini termasuk membuat salinan sandaran maklumat yang terdapat dalam peralatan komputer dan mengemas kini antivirus, antara tugas lain.

Sebaliknya, ia merangkumi pengurusan peralatan seperti projektor dan komputer riba.

Ini juga menyiratkan penyemakan dan penyelenggaraan peralatan yang diperlukan untuk perkembangan normal aktiviti yang berada di bawah tanggungjawabnya.

Ini tidak bermaksud bahawa pembantu tadbir mesti mempunyai pengetahuan teknikal. Tugasnya secara khusus merangkumi pengambilan pekerja teknikal untuk melakukan penyelenggaraan peralatan secara berkala untuk mengelakkan kemunduran.

Rujukan

1. Bucky, J. (2017). Tugas-tugas Tugas Setiausaha Eksekutif dan Pembantu Tadbir. Dipulihkan dari: thebalance.com
2. Pembina Kerjaya. (2016). Bekerja sebagai pembantu tadbir - Pilihan yang sangat baik untuk jeneral. Dipulihkan dari: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Apa yang Dilakukan oleh Pembantu Tadbir Perubatan? Dipulihkan dari: rasmussen.edu
4. Kajian.com. (SF). Tugas Pembantu Tadbir. Dipulihkan dari: study.com