7 FUNGSI SETIAUSAHA YANG PALING BAIK - PEKERJAAN - 2025

Fungsi utama setiausaha termasuk menguruskan agenda, melayani orang ramai dan mengendalikan maklumat sulit. Orang yang bertanggungjawab melaksanakan tugas-tugas bantuan pentadbiran di pejabat.

Kedudukan ini dapat dipegang oleh seorang lelaki atau wanita, walaupun yang paling umum adalah wanita yang menjalankannya.

Mereka biasanya bertanggungjawab dalam urusan sulit orang dengan hierarki tertentu dalam syarikat, seperti pengarah, pengurus, presiden, dan lain-lain. Itu menjadikan mereka tangan kanan eksekutif untuk mereka bekerja.

Sekiranya syarikat itu kecil, beban kerja utama setiausaha adalah berkaitan dengan tugas asas pejabat.

Beberapa negara di dunia mendedikasikan hari istimewa kepadanya selama tahun ini untuk mengucapkan terima kasih dan meraikan karyanya. Sebagai contoh, di Colombia, Peru dan Mexico hari setiausaha adalah 26 April, sementara di Venezuela adalah 30 September.

7 fungsi utama seorang setiausaha

Tugas seorang setiausaha adalah memberi sokongan dan kolaborasi kepada bosnya agar dia dapat sepenuhnya memenuhi perannya dalam organisasi, tanpa penundaan atau gangguan.

Walaupun sifat syarikat mempengaruhi jenis pekerjaan yang diperlukan seorang setiausaha, boleh dikatakan bahawa fungsi utamanya adalah:

1- Pengurusan agenda

Adalah tanggungjawab setiausaha untuk memastikan agenda orang yang dikerjakannya sentiasa dikemas kini. Di sana anda harus menggambarkan semua komitmen kerja anda dan kadang-kadang peribadi anda.

Anda juga mesti menyimpan rekod data semua orang dan institusi yang berkaitan dengan majikan anda.

Agenda setiausaha sering berfungsi sebagai log operasi eksekutif yang dia bekerja.

2- Perhatian kepada orang ramai

Perhatian kepada orang ramai adalah salah satu tugas paling penting yang mesti dilaksanakan oleh setiausaha. Anda mesti menjawab panggilan dan mencatat alasannya, serta semua data yang membolehkan majikan anda menindaklanjuti masalah tersebut dengan berkesan.

Dia juga orang yang menerima pelawat di pejabat. Inilah sebabnya mengapa penting bagi setiausaha untuk mengekalkan imej yang sesuai dengan imej korporat di tempat kerja.

Peranannya di sana bukan hanya untuk memberi salam dan menunggu pengunjung ramah, tetapi juga memberi petunjuk dan panduan pertama mengenai budaya organisasi dan proses dalaman syarikat.

3- Pengurusan dokumen

Selain menjadi orang yang menerima dan menangani surat-menyurat dari bosnya, seorang setiausaha menulis, membaca, memberi respons, dan memfailkan sebahagian besar surat, notis, memo, dan e-mel majikannya.

Untuk tujuan ini, anda harus menggunakan aplikasi perisian tertentu yang membolehkan anda menyiapkan dokumen tersebut dengan lebih pantas dan pantas.

Kekhususan kecekapan ini akan bergantung pada jenis pekerjaan yang diperlukan di kawasan tempat anda bekerja.

Setiausaha menguruskan pangkalan data hubungan atasannya dan fail surat-menyurat bertulis, serta minit mesyuarat dan dokumen lain yang menarik di pejabat.

Setiausaha biasanya mengambil maklum tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat penting.

4- Pengurusan maklumat sensitif (dalaman dan luaran)

Antara fungsi yang membezakan setiausaha yang baik adalah mengendalikan semua maklumat yang sangat penting untuk pengoperasian syarikat atau institusi tempat dia bekerja.

Contohnya, anda mesti mempunyai kawalan terhadap dokumen undang-undang yang mungkin diperlukan oleh badan kerajaan pada bila-bila masa.

Anda juga dapat mengakses maklumat dari persekitaran atau dari mana-mana pelaku yang berkaitan dengan syarikat. Maklumat ini mesti dikendalikan secara bijaksana, cekap dan tepat pada masanya.

5- Organisasi pejabat

Setiausaha mesti mengendalikan dan menyelenggara peralatan dan perabot pejabat: telefon, mesin fotokopi, pencetak, projektor, perabot, kabinet pemfailan, antara lain.

Dialah yang mengawal inventori bekalan dan peralatan pejabat. Ia juga memastikan sistem fail fizikal dan elektronik sentiasa teratur agar maklumat tersedia semasa diperlukan.

Setiausaha mesti mempunyai ruang kerja yang bersih dan teratur, kerana biasanya ini adalah salah satu perkara pertama yang dilihat orang di luar syarikat ketika memasuki kemudahannya.

6- Penyediaan persembahan

Biasanya seorang eksekutif mesti menyampaikan laporannya dalam bentuk persembahan yang merangkum dan menilai maklumat. Untuk tugas ini dia biasanya meminta bantuan setiausahanya.

Orang yang berada di sekretariat mesti memastikan bahawa maklumat yang muncul di sana mencerminkan data yang ingin dikongsi oleh ketuanya.

Anda juga harus berhati-hati bahawa ini adalah persembahan yang bebas dari kesalahan ejaan dan ia sesuai dengan identiti grafik syarikat.

7- Pengawasan pentadbiran

Adalah juga tanggungjawab seorang setiausaha untuk mengetahui bahawa dasar dan prosedur yang diperlukan untuk mengurus aset syarikat atau institusi tempat dia bekerja dipatuhi.

Mengikut tahap hierarki bosnya, setiausaha dapat mengesahkan ketepatan data yang mencerminkan perincian operasi anggaran.

Seorang setiausaha mesti menjaga kawalan pengurusan dan pengurusan sumber yang betul di pejabat.

Setiausaha maya

Dengan meningkatnya pekerjaan dalam talian, angka setiausaha dalam talian atau pembantu maya muncul.

Setiausaha ini melakukan sebahagian besar tugas yang dinyatakan di atas tetapi dari jarak jauh. Dalam kes ini, setiausaha mengenakan bayaran untuk perkhidmatan mereka mengikut jam atau mengikut projek.

Rujukan

1. Budaya Wang (2015). 4 fungsi utama setiausaha. Dipulihkan dari: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Senarai tugas setiausaha. Dipulihkan dari: work.chron.com
3. Pymex (2016). Fungsi dan tanggungjawab Setiausaha Pentadbiran. Dipulihkan dari: pymex.pe
4. Sukarelawan Sekarang (s / f) Apakah peranan setiausaha? Dipulihkan dari: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Apakah fungsi setiausaha sebagai pembantu pengurus? Dipulihkan dari: pyme.lavoztx.com