11 PRINSIP UTAMA KAWALAN PENTADBIRAN - DUDAS - 2026

The prinsip kawalan pentadbiran adalah kaedah-kaedah umum yang mesti dipatuhi dalam proses menganalisis sama ada tindakan sedang dijalankan seperti yang dirancang dan mengambil langkah-langkah pembetulan yang perlu untuk mengesahkan perancangan.

Menguruskan bermaksud berusaha menggunakan sumber yang ada dengan sebaik mungkin untuk mencapai objektif perniagaan. Oleh itu, pentadbiran merangkumi semua operasi syarikat.

Kawalan pentadbiran adalah sekumpulan prosedur yang diperlukan untuk kecekapan pentadbiran dan ekonomi. Sebagai bahagian yang tidak terpisahkan dari sistem kawalan dalaman organisasi, objektifnya adalah untuk memastikan pelaksanaan dasar dan rancangan pengurusan sepenuhnya dan tepat pada masanya.

Beberapa contoh kawalan pentadbiran termasuk perubahan prosedur, latihan pekerja, dan pemasangan tanda amaran.

Prinsip asas kawalan pentadbiran dapat dikelompokkan menjadi sebelas kategori, yang menggambarkan tujuan dan sifatnya, struktur dan prosesnya. Prinsip kawalan pentadbiran ini diperincikan di bawah.

Prinsip asas kawalan pentadbiran

Prinsip jaminan matlamat

Objektif asas kawalan pentadbiran adalah pencapaian objektif. Ini dilakukan dengan mengesan kekurangan dalam rancangan.

Potensi atau penyimpangan sebenar dari rancangan mesti dikesan dengan cukup untuk membolehkan tindakan pembetulan yang berkesan.

Mengawal prinsip kecekapan

Sistem kawalan pentadbiran mesti mengesan dan menonjolkan penyebab penyimpangan dari rancangan dengan kos minimum yang mungkin.

Prinsip kecekapan sangat penting dalam kawalan, kerana tekniknya cenderung mahal dan membebankan.

Seorang pengurus dapat begitu asyik dalam kawalan sehingga dia dapat menghabiskan lebih banyak daripada yang diperlukan untuk mengesan penyimpangan. Kawalan yang secara serius mengganggu kewibawaan bawahan atau dengan motivasi mereka yang melaksanakan rancangan tersebut tidak cekap.

Prinsip tanggungjawab kawalan

Tanggungjawab utama pelaksanaan kawalan terletak pada pengurus yang bertanggungjawab melaksanakan rancangan tersebut. Tanggungjawabnya tidak boleh dibatalkan atau dibatalkan tanpa mengubah struktur organisasi.

Tanggungjawab untuk mengawal mesti diberikan kepada orang tertentu pada setiap peringkat operasi.

Prinsip mudah ini menjelaskan peranan pengawal dan unit kawalan yang jarang difahami.

Agensi-agensi ini bertindak sebagai perkhidmatan yang memberikan maklumat kawalan. Namun, mereka tidak dapat menjalankan kawalan melainkan mereka diberi kewenangan dan tanggungjawab pengurusan untuk perkara-perkara yang dikendalikan.

Prinsip pencegahan

Pengendalian, seperti perancangan, mestilah berpandangan ke hadapan dan pencegahan. Prinsip ini sering diabaikan, sebahagian besarnya kerana kawalan lebih bergantung pada data statistik dan perakaunan, bukan pada ramalan dan unjuran.

Walaupun ramalannya tidak tepat, ramalannya lebih baik daripada catatan sejarah. Sebaik-baiknya, sistem kawalan harus memberikan maklum balas segera untuk membetulkan penyimpangan dari prestasi yang diinginkan sebaik sahaja ia berlaku.

Sekiranya ini tidak mungkin, kawalan harus berdasarkan ramalan, untuk menjangkakan penyimpangan dari masa ke masa. Lebih banyak perhatian harus diberikan untuk mencegah kekurangan daripada memperbaiki mereka setelah ia terjadi.

Sebagai contoh, ramalan tunai membantu menjaga perniagaan dengan sihat dengan menjangkakan dan mencegah kekurangan tunai.

Prinsip kawalan langsung

Sebilangan besar kawalan yang digunakan hari ini didasarkan pada fakta bahawa manusia melakukan kesalahan. Mereka sering digunakan sebagai pemeriksaan tidak langsung untuk mengesan kesalahan, selalunya setelah fakta.

Seboleh-bolehnya, kawalan langsung yang bertujuan mencegah kesalahan harus digunakan. Meningkatkan kualiti pengurus dapat meminimumkan keperluan untuk kawalan tidak langsung. Pengurus berkualiti tinggi membuat kesilapan yang sangat sedikit dan menjalankan semua fungsinya dengan sebaik mungkin.

Prinsip refleksi rancangan

Kawalan adalah tugas untuk memastikan bahawa rancangan tersebut dilaksanakan dengan berkesan. Oleh itu, teknik kawalan mesti menggambarkan sifat dan struktur rancangan yang spesifik.

Rancangan organisasi yang lebih jelas dan komprehensif dan lebih banyak kawalan yang dirancang untuk menggambarkan rancangan ini, kawalan yang lebih berkesan akan dapat memenuhi keperluan.

Sebagai contoh, kawalan kos mesti berdasarkan pada kos yang dirancang dari jenis yang ditentukan dan spesifik.

Pri ncipio Piramid

Data maklum balas mesti dilaporkan terlebih dahulu di bahagian bawah piramid; iaitu, kepada penyelia dan bahkan kepada kakitangan operasi pada tahap terendah.

Ini akan memberi peluang kepada pekerja untuk mengawal keadaan mereka sendiri, dan juga mempercepat tindakan pembetulan.

Prinsip kesesuaian organisasi

Sistem kawalan pentadbiran sesuai dengan bidang kuasa pentadbiran dan harus mencerminkan struktur organisasi.

Apabila sistem kawalan pentadbiran disesuaikan dengan struktur organisasi, ia menentukan tanggungjawab tindakan dan memudahkan pembetulan penyimpangan rancangan.

Begitu juga, maklumat untuk menilai prestasi terhadap rancangan mesti disesuaikan dengan kedudukan pengurus yang akan menggunakannya. Dengan kata lain, semua angka dan laporan yang digunakan untuk tujuan kawalan mestilah berkaitan dengan organisasi.

Prinsip keperibadian kawalan

Pengendalian menjadi efektif apabila sesuai dengan kedudukan, tanggungjawab operasi, kompetensi, dan keperluan individu yang bersangkutan.

Skop dan maklumat terperinci yang diperlukan berbeza mengikut tahap dan fungsi pengurusan.

Begitu juga, pengurus yang berbeza memilih bentuk dan unit pelaporan maklumat yang berbeza. Oleh itu, kawalan mesti memenuhi keperluan individu setiap pengurus.

Prinsip kawalan titik kritikal

Semua operasi mempunyai titik-titik tertentu yang rentan atau kritikal. Inilah yang menyebabkan masalah paling banyak dan menyebabkan penyimpangan besar.

Seorang pengurus, semasa menjalankan kawalan, mesti memberi tumpuan kepada faktor-faktor yang penting untuk menilai prestasi.

Adalah tidak perlu dan tidak ekonomik bagi pengurus untuk mengesahkan setiap perincian prestasi. Oleh itu, anda mesti memusatkan perhatian anda pada titik prestasi kritikal.

Prinsip tindakan

Pengendalian ternyata akan membuang masa sekiranya tindakan pembetulan tidak diambil. Tindakan pembetulan boleh merangkumi memikirkan semula rancangan, penyusunan semula, penggantian atau latihan pekerja bawahan, motivasi staf, dll.

Pengendalian dibenarkan hanya apabila penyimpangan yang ditunjukkan diperbaiki dengan perancangan, organisasi, staf dan arahan yang tepat.

Rujukan

1. Pangkalan Pengetahuan MBA (2018). Prinsip Kawalan Pengurusan. Diambil dari: mbaknol.com.
2. Kamus Perniagaan (2018). Sistem kawalan pentadbiran. Diambil dari: businessdictionary.com.
3. Wikiquote (2016). Prinsip pentadbiran. Diambil dari: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 Prinsip Kawalan terpenting dalam pengurusan. Memelihara Artikel. Diambil dari: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Mengawal: Makna, Alam dan Prinsip. Idea Pengurusan Perniagaan. Diambil dari: businessagementideas.com.