MANUAL PROSEDUR SYARIKAT: UNTUK APA, PERSIAPAN - DUDAS - 2025

The manual prosedur sesebuah syarikat ialah dokumen bertulis yang senarai langkah demi langkah bagaimana untuk menyelesaikan tugas kerja atau bagaimana untuk berurusan dengan keadaan tertentu apabila ia timbul di tempat kerja. Ia mengandungi amalan terbaik syarikat dan penerangan mengenai proses perniagaan utama.

Manual ini juga mengandungi kaedah dan piawaian mengenai bagaimana pekerjaan itu diharapkan dapat dilakukan. Pembuatan manual prosedur membantu memandu syarikat ke arah pertumbuhan, mempermudah latihan dan memfasilitasi kemampuannya untuk membuat skala.

Manual ini boleh menjadi pengikat tiga cincin, folder pada pemacu rangkaian bersama, atau versi automatik yang diterbitkan dalam talian menggunakan perisian pengurusan prosedur. Setiap orang harus memahami apa yang dibuat manual prosedur dan di mana ia dapat dijumpai ketika seseorang memerlukannya.

Menulis manual prosedur memerlukan pemahaman yang jelas mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam proses tertentu. Semasa perniagaan berkembang, prosedur baru akan diperlukan. Manual prosedur juga boleh dianggap sebagai perpustakaan prosedur.

Manual ini mengandungi contoh prosedur yang boleh digunakan sebagai templat prosedur operasi baru. Semua pekerja organisasi mesti dididik mengenai polisi dan prosedur syarikat; mereka harus selalu mendapat akses segera ke manual prosedur.

Untuk apa itu?

Dengan penggunaan manual prosedur yang ditulis dengan baik, syarikat dapat dengan lebih berkesan memfasilitasi latihan pekerja baru.

Di luar latihan, manual prosedur menyediakan ahli pasukan semasa dengan sumber untuk belajar mengenai prosedur yang kurang digunakan, memastikan bahawa prosedur tersebut dijalankan dengan formaliti yang betul, sambil mengekalkan kawalan kualiti.

Pekerja mesti memahami apa yang diharapkan daripada mereka. Penyelia memerlukan manual prosedur untuk menguruskan proses perniagaan. Dengan mendokumentasikan piawaian, anda menyampaikan apa yang penting untuk pertumbuhan, kualiti, dan kepuasan pelanggan.

Melalui dasar dan prosedur yang mempengaruhi kawasan fungsional, pekerja garis depan diberi kuasa untuk membuat keputusan yang efektif dan menjimatkan masa.

Manual prosedur yang berkesan menyediakan kaedah yang sesuai untuk komunikasi antara jabatan, yang membolehkan kakitangan bekerjasama untuk menyelesaikan masalah perniagaan sehari-hari tanpa memerlukan penglibatan penyeliaan yang tidak perlu.

Objektif manual prosedur adalah untuk mengatur isi yang berbeza untuk mencerminkan bentuk dan cara komunikasi syarikat, untuk dapat melakukan perkhidmatan atau pembuatan produk dengan kos terendah dan dalam waktu sesingkat mungkin.

Ia mempunyai faedah tambahan untuk memastikan kepuasan dan motivasi kerja pekerja tetap tinggi.

Bagaimana membuatnya?

Sebelum membuat manual prosedur, penting untuk memahami perbezaan antara dasar, proses teras, dan prosedur.

- Dasar adalah seperangkat prinsip dasar dan panduan terkait, yang dirumuskan dan diterapkan oleh kepemimpinan organisasi, untuk mengarahkan dan membatasi tindakannya dalam mencapai objektif jangka panjang.

- Proses asas adalah urutan prosedur yang saling bergantung dan saling berkaitan, yang pada setiap tahap menggunakan satu atau lebih sumber (masa pekerja, tenaga, mesin, wang) untuk menukar input menjadi produk. Hasil ini berfungsi sebagai input ke tahap berikutnya sehingga tujuan atau hasil akhir yang diketahui tercapai.

- Prosedur adalah urutan aktiviti atau tindakan tetap, yang ditentukan oleh langkah-langkah (mengandungi titik permulaan dan akhir yang jelas) yang mesti dijalankan dalam urutan yang sama untuk berjaya menyelesaikan tugas.

Tentukan proses teras

Semua proses utama yang mesti diambil kira oleh syarikat. Ia dimulakan dengan menentukan proses mana yang akan digariskan dan dipetakan dalam manual prosedur, membuat ringkasan semua prosedur yang ingin anda sertakan.

Walaupun tidak semua proses dapat disenaraikan, penting untuk menentukan proses yang paling asas dan penting. Sebagai contoh, restoran mungkin menentukan proses utama bagaimana hidangan dibuat, tetapi sama pentingnya adalah proses pembersihan restoran.

Senarai proses teras yang perlu diliputi harus dibuat supaya masing-masing dapat disatukan ke dalam manual prosedur setelah pemetaan. Garis besar akan bertindak sebagai panduan untuk memastikan bahawa tidak ada tugas yang tersisa ketika manual mula ditulis.

Tulis pengenalan

Sertakan penerangan ringkas mengenai apa yang disertakan dalam manual, yang langsung dihantarkan kepada orang-orang yang akan menggunakan manual tersebut, apa yang diharapkan pembaca semasa menggunakan manual tersebut, dan cara terbaik untuk menggunakan manual tersebut (iaitu 'baca itu untuk menutupi akhir "atau" gunakan sebagai rujukan untuk mencari prosedur yang diperlukan ").

Buat carta alir setiap proses

Setiap proses ditentukan oleh langkah atau tugas yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Melewatkan satu langkah boleh bererti kehilangan atau menangguhkan pesanan, atau mempunyai produk akhir yang rosak. Menetapkan carta alir adalah menentukan aliran kerja.

Untuk melengkapkan manual, anda mesti memulakan dengan satu proses pada satu masa: mulakan dengan proses pertama dalam garis besar. Langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses digariskan, kemudian anda kembali dan tuliskan butiran untuk setiap langkah.

Pastikan setiap langkah jelas dan ringkas. Setiap langkah harus memberikan perincian yang cukup bagi sesiapa sahaja untuk mengikuti arahan.

Sebagai contoh, anggap anda membuat prosedur untuk proses penjualan dengan syarat di Internet. Pertama, carta alir dibuat mengenai bagaimana calon pelanggan pada mulanya dihubungi setelah mereka meminta maklumat tersebut: melalui panggilan telefon, e-mel atau pesanan teks.

Sekiranya prospek tidak dapat dihubungi pada awalnya, dihitung berapa kali pasukan penjualan menindaklanjuti, dengan skrip khusus untuk setiap kontak.

Semasa menghubungi pelanggan, skrip yang berbeda diberikan, serta satu set tindak lanjut, bergantung pada apakah pelanggan membeli produk atau memutuskan untuk menunggu.

Berikan prosedur kepada orang lain untuk membaca

Penting untuk mempunyai rakan sekerja atau orang yang anda kenal membacanya dan mengikuti arahan semasa mereka ditulis. Orang ini dapat memberikan maklum balas yang berharga sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak dapat anda selesaikan atau tidak faham.

Prosedur ini diperbaiki berdasarkan komen. Anda mungkin perlu menulis semula, menyunting, atau menambahkan sesuatu pada arahan.

Buat senarai semak dan borang

Untuk sebarang proses, lebih mudah bagi ahli pasukan untuk mengikuti borang atau senarai semak. Itulah sebabnya templat terperinci mesti dikembangkan, berdasarkan proses yang dipetakan.

Sekiranya anda perlu mengumpulkan maklumat khusus semasa pelanggan masuk, anda mesti memastikan bahawa templat mempunyai semua maklumat yang diperlukan, disajikan dengan ringkas.

Tidak boleh diandaikan bahawa ahli pasukan mengingati semua yang ditunjukkan prosedur, terutama ketika pelanggan duduk di seberang mereka. Senarai semak dan borang harus disatukan sebagai lampiran pada carta alir dan langkah-langkah proses.

Gabungkannya ke dalam manual prosedur

Setelah carta alir ditugaskan untuk setiap proses dan semua templat dokumen sokongan telah dibuat, ia disatukan ke dalam manual prosedur lengkap. Manual ini disusun berdasarkan jabatan.

Sebagai contoh, manual prosedur mungkin mempunyai bahagian "Penjualan", "Operasi" dan "Pengedaran". Setiap bahagian dibahagikan kepada proses teras jabatan tersebut, secara amnya agar setiap proses inti dilakukan dalam penyampaian keseluruhan produk.

Di bahagian "Pengedaran", anda dapat memiliki beberapa proses utama, seperti "Dapatkan pesanan", "Pakej untuk penghantaran", "Penghantaran" dan "Penjejakan".

Manual prosedur disusun dengan senarai isi dan setiap prosedur disenaraikan dengan jelas dengan tajuk tajuk yang berani.

Halaman judul disertakan dengan nama manual, daftar isi, pengenalan dan prosedur dalam susunan daftar isi.

Tab boleh diletakkan untuk anggota pasukan untuk menyemak manual dengan mudah untuk membantu mereka mencari prosedur yang relevan di jabatan mereka.

Akhir sekali, salinan dibuat dan diedarkan. Galakkan maklum balas berterusan dan kemas kini manual apabila perlu. Manual harus tersedia di kawasan yang ditentukan di setiap lokasi fungsional, menggunakan kebijakan dan prosedur.

Contoh

-Manual untuk memasak hamburger dengan cara tertentu.

-Manual mengenai cara bertindak sekiranya berlaku kebakaran, gempa bumi atau bencana alam.

-Manual mengenai cara menangani aduan pelanggan atau pelanggan yang agresif.

-Manual untuk menjalankan proses pemilihan personel.

-Manual untuk mengetahui cara bekerja di restoran.

Rujukan

1. Kimberlee Leonard (2017). Bagaimana Saya Menulis Manual Prosedur Operasi Standard? Perniagaan Kecil - Kron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Apakah Manual Dasar dan Prosedur? Bizmanualz. Diambil dari: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definisi Manual Prosedur. Diambil dari: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Apakah Tujuan Manual Prosedur? Bizmanualz. Diambil dari: bizmanualz.com.
5. Makmal Templat (2018). 37 Templat Prosedur Operasi Standard Terbaik (SOP). Diambil dari: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). PANDUAN 8 LANGKAH UNTUK MEMBINA MANUAL PROSEDUR OPERASI STANDARD. Lern. Diambil dari: blog.lern.org.