PROTOKOL PERNIAGAAN: CIRI, APA MAKSUDNYA, CONTOH - DUDAS - 2026

The protokol perniagaan adalah satu set standard sosial dan rasmi yang diguna pakai oleh syarikat bagi pematuhannya. Fungsinya adalah untuk menetapkan standard tingkah laku dan had yang mengatur tindakan semua anggota syarikat.

Badan normatif ini, biasanya disertakan dalam manual atau dokumen, secara amnya mengatur tingkah laku dalaman dan luaran syarikat. Ini adalah tatakelakuan yang ditetapkan dalam budaya organisasi syarikat.

Melalui protokol perniagaan, peraturan wujud bersama antara tahap pekerja yang berbeza dengan kriteria komunikasi yang mesti ada di luarnya ditetapkan.

Protokol perniagaan mengumpulkan peraturan dan langkah yang harus diikuti untuk perencanaan, pengembangan dan pengendalian tindakan yang dilakukan oleh sebuah syarikat. Piawaian ini mungkin merangkumi peraturan yang ditetapkan oleh negara.

Contoh protokol perniagaan adalah cara di mana seorang setiausaha menjawab panggilan telefon dengan ramah. Juga, perlakuan hormat terhadap pemandu syarikat pengangkutan semasa membawa penumpang ke lapangan terbang.

Ciri-ciri protokol perniagaan

Sebelum menyebutkan ciri-ciri protokol perniagaan, asal istilah harus ditunjukkan dengan jelas untuk menentukan isi kandungannya dengan lebih baik.

Protokol berasal dari bahasa Latin "protos", yang bermaksud "apa yang terjadi sebelum sesuatu", dan "kollos" yang merujuk kepada tindakan mematuhi atau melekat sesuatu.

Kamus Akademi Diraja Bahasa Sepanyol dalam salah satu maknanya, mendefinisikannya sebagai "sekumpulan peraturan yang ditetapkan oleh standard atau adat untuk upacara dan tindakan rasmi atau khusyuk".

Protokol adalah penerangan mengenai standard tingkah laku yang mesti diikuti di sebuah syarikat atau institusi. Ini menerangkan panduan dan prosedur perlakuan untuk melakukan tindakan atau dalam situasi tertentu.

Protokol perniagaan mesti menyampaikan kepada pelanggan inti pati syarikat, sebab itulah ia merupakan sebahagian daripada falsafah dan imejnya. Terdapat pelbagai jenis protokol: perniagaan, agama, rasmi, sukan, sosial, dll.

Ciri-ciri protokol perniagaan yang baik adalah

1- Ini tidak diatur oleh undang-undang, tetapi ditegakkan dengan ketat di dalam syarikat oleh anggotanya.

2- Ini praktikal , kerana mengatur situasi biasa yang berlaku di syarikat. Dengan cara ini, dihindari bahawa itu adalah dokumen dangkal tanpa ketaatan pekerja.

3- Hal ini dapat diakses oleh semua anggota organisasi, kerana menetapkan garis panduan tingkah laku untuk setiap situasi pekerjaan.

4- Ia dapat difahami, kerana mesti ditulis dalam bahasa yang jelas agar semua pekerja syarikat dapat mengasimilasi dan mematuhi tanpa alasan.

5- Fleksibel , pada prinsipnya kerana peraturan yang ditetapkan harus disesuaikan dengan setiap situasi perusahaan, bahkan pada masa krisis. Tetapi juga kerana ia dapat berubah mengikut masa dan menyesuaikan diri dengan perubahan.

Untuk apa protokol perniagaan?

Tetapkan standard tingkah laku

Menetapkan garis panduan tingkah laku dalam syarikat dalam manual protokol berfungsi untuk mengatur tingkah laku anggotanya dan mewujudkan budaya organisasi.

Tanpa protokol, hubungan buruh dan komunikasi antara syarikat dan pelanggan akan menjadi sangat kacau. Tidak akan ada penghormatan terhadap hierarki dan ketiadaan kode etik akan mengakibatkan penghormatan dan konfrontasi dalaman yang berterusan.

Urutan hierarki tanpa protokol perniagaan tidak dapat dipenuhi, mengubah struktur organisasi syarikat.

Panduan untuk aktiviti sosial

Dari sudut etika, protokol juga diperlukan untuk organisasi dan merealisasikan aktiviti sosial yang berkaitan dengan syarikat.

Protokol ini membantu mengukuhkan prestij syarikat di kalangan pekerjanya dan dengan yang berkaitan dengannya: pelanggan, pemegang saham, pembekal, pihak berkuasa, dll.

Membentuk imej korporat

Ini adalah sebahagian daripada imej korporat syarikat, kerana ia membimbing dan menyalurkan tindakan positif anggota syarikat. Imej syarikat tidak hanya bergantung pada produk atau perkhidmatan yang disediakannya; tetapi dari keseluruhan elemen yang berputar di sekitarnya.

Protokol ini berguna dan diperlukan bagi syarikat kerana menyumbang kepada peningkatan hubungan sesama manusia dan memperkukuh imej korporat mereka. Apabila diperluas ke semua bidang organisasi, ia membantu mencapai persekitaran kerja yang sihat dan harmoni.

Buat budaya syarikat

Ia juga mewujudkan budaya perniagaan dan kerja dengan mendidik pekerja dan pengurus mengenai keperluan untuk berintegrasi dan bekerjasama dengan objektif organisasi. Ia juga membantu membimbing hubungan wakil syarikat dengan rakan dan pelanggan mereka.

Contoh protokol perniagaan

Protokol perniagaan merangkumi prosedur yang ditetapkan dalam organisasi perniagaan untuk mengatur acara: pertemuan, lawatan, persidangan, perundingan, tindakan formal, dll.

Tetapi ia juga melibatkan cara berkomunikasi (komunikasi dalaman) antara anggota organisasi dan dengan klien dan pihak berkaitan (komunikasi luaran). Ini merangkumi segalanya dari cara anda menjawab panggilan telefon, hingga cara anda memakai pakaian seragam atau cara anda berpakaian.

Begitu juga, ia merangkumi / memahami gaya penulisan surat atau e-mel dan semua elemen yang diperlukan untuk mengukuhkan imej korporat syarikat.

Contoh protokol perniagaan ialah menerima panggilan telefon. Dalam cara menjawab, memberi salam dan memperkenalkan diri, ada budaya korporat yang tersirat. Oleh itu, elemen ini berkait rapat dengan perniagaan atau imej jenama.

Protokol dalam panggilan telefon

- Selamat pagi Tuan / Puan

- Saya Judith, bagaimana saya boleh menolong / melayani anda?

- Saya akan menyemak kes anda, jangan menarik diri.

- Terima kasih kerana memanggil, kami sedia membantu anda.

- Selamat hari Tuan / Puan.

Protokol dalam persembahan, ucapan dan perpisahan

• Berdiri ketika memberi salam.
• Bersalaman secara halus dan senyum.
• Elakkan pelukan dan ciuman yang berkesan.
• Pandang mata orang ketika bercakap.
• Elakkan tuteo dan penggunaan istilah bahasa sehari-hari.
• Bersikap ramah dan mesra dalam urusan anda.
• Cuba panggil orang itu dengan nama jika anda mengetahuinya.
• Elakkan terlalu yakin.
• Elakkan bercakap secara berlebihan, mengenai diri dan kehidupan peribadi anda.

Protokol berpakaian

• Jangan memakai pakaian atau pakaian yang tidak sesuai yang terlalu menarik perhatian.
• Pakai pakaian yang membantu melengkapkan keperibadian anda.
• Pakai saiz pakaian yang sesuai.
• Pakai tali leher / jaket / skirt / blaus.
• Lelaki mesti mencukur dengan betul dan menjaga penampilan fizikalnya.
• Wanita membentuk dengan betul.
• Pastikan tangan dan kuku sentiasa bersih dan dijaga dengan baik.
• Gunakan minyak wangi atau losyen yang bijaksana.

Rujukan

1. Martínez, Julián Mesa: Manual protokol perniagaan: kandungan dan langkah-langkah penyediaan. Diakses pada 14 Februari 2018 dari blog.grupo-pya.com
2. Apa itu protokol dan untuk apa syarikat itu? Rujuk gestiopolis.com
3. Mengapa protokol penting dalam syarikat? Rujuk gadebs.es
4. Protokol. Akademi Diraja Sepanyol. Kamus Biasa. Rujuk dle.rae.es
5. Protokol perniagaan. Rujuk cevents.es
6. Kepentingan protokol perniagaan. Berunding dari telesup.edu.pe