APAKAH KITARAN HIDUP DOKUMEN? - PERBENDAHARAAN KATA BUDAYA - 2025

The kitaran hidup dokumen terdiri daripada berturut-peringkat di mana fail Pas sepanjang hayat. Fasa-fasa ini berkisar dari pembuatan dokumen, melalui semua penggunaan dan pengubahsuaiannya, hingga saat dimusnahkan atau diarkibkan secara kekal.

Konsep kitaran hidup dokumen dicipta di Amerika Syarikat selepas Perang Dunia II. Ini disebabkan oleh perlunya mencari cara yang tepat untuk menangani sejumlah besar file yang terkumpul.

Sumber gambar: Wikimedia.org.

Setiap disiplin mendekati kitaran hidup dokumen secara berbeza, dengan mengambil kira fokus dan sifat arkibnya. Sebagai contoh, kitaran hidup dokumen undang-undang mungkin mempunyai tahap yang berbeza daripada dokumen akademik.

Dalam setiap kes, pertimbangan berapa lama dokumen harus disimpan, bagaimana dokumen itu disimpan atau penggunaannya yang betul berbeza-beza. Begitu juga, terdapat juga pendekatan yang berbeza untuk tahap kitaran hidupnya.

Contohnya, mungkin ada dokumen yang tidak bernilai bagi syarikat atau entiti kerajaan kerana usia mereka. Walau bagaimanapun, arkib yang sama ini mempunyai nilai sejarah yang tinggi untuk sebuah muzium.

Perbezaan asas lain adalah perbezaan yang wujud antara dokumen analog dan digital. Walaupun kepentingannya terletak pada kandungan dokumen, kewujudan fail digital menunjukkan kekhususan dalam pengendaliannya dan pada peringkat kitaran hidup mereka.

Dokumen tiga peringkat umur

Imej: slideplayer

Pada tahun 1972 sejarawan Carlos Wyffels mengemukakan teori Tiga Zaman. Menurut ini, dokumen adalah objek yang mempunyai proses penting di mana penggunaannya diubah.

Secara umum, dokumen digunakan secara intensif segera setelah dibuat dan untuk waktu yang ditentukan. Walau bagaimanapun, dari masa ke masa penggunaan ini dikurangkan hingga saat ia berhenti sepenuhnya, sama ada kerana ia diarkibkan atau dimusnahkan.

Menurut Wyffels, kitaran ini yang dilalui oleh semua dokumen dibahagikan kepada tiga usia: usia pentadbiran atau aktif, usia pertengahan atau separa aktif, dan usia tidak aktif atau sejarah.

Umur pentadbiran atau aktif (fail pengurusan)

Merujuk kepada tempoh aktif dokumen. Ia bermula pada saat penciptaannya dan melalui pelbagai peringkat di mana ia sering dirundingkan, dipindahkan dan dikongsi bersama.

Sebagai contoh, usia pentadbiran bil utiliti bermula apabila ia dihasilkan. Kemudian terus bergerak untuk masa yang terhad - semasa dihantar atau diemail oleh posmen, ketika memeriksa, dan ketika membayar.

Umur pertengahan atau separa aktif (fail pusat)

Ini adalah tempoh di mana dokumen itu kehilangan kegunaannya. Oleh itu, ia tidak begitu aktif digunakan seperti pada zaman pentadbiran. Walau bagaimanapun, ia dipelihara dan jarang dapat dirujuk.

Sebagai contoh, usia pertengahan bil utiliti bermula apabila, setelah membayarnya, ia dimasukkan ke dalam folder. Kemungkinan besar ia tidak akan dirundingkan lagi, namun, ia disimpan dalam fail sekiranya ada masalah.

Hayat separa aktif dokumen boleh berubah-ubah bergantung pada jenis dokumen dan bergantung pada konteksnya. Dokumen undang-undang, misalnya, mungkin mempunyai masa aktif yang lebih lama daripada bil utiliti.

Zaman tidak aktif atau zaman bersejarah (arkib sejarah)

Merujuk kepada tempoh akhir arkib. Namun, tidak semua fail mempunyai tujuan yang sama. Bergantung pada sifatnya, mereka boleh dijadikan sejarah atau musnah.

Arkib sejarah adalah yang mempunyai nilai budaya atau penyelidikan. Oleh itu, semasa peringkat ini, kaedah pemeliharaan dicari untuk mengekalkannya selengkap mungkin.

Tahap dalam kitaran hidup dokumen

Teori tiga zaman menetapkan secara umum fasa asas yang dilalui oleh semua dokumen. Walau bagaimanapun, terdapat juga tahap lain yang lebih spesifik yang menentukan kegunaan dan pengendalian dokumen.

Tahap yang dilalui dokumen bergantung pada nilainya, penggunaannya, dan konteksnya. Berdasarkan ciri-ciri ini, ditentukan tahap mana yang harus dilaluinya dan apakah peruntukan teknikal dan pentadbiran untuk masing-masing.

Ini adalah beberapa peringkat utama yang dilalui oleh dokumen sepanjang hayatnya:

1-Penciptaan: terdiri daripada penciptaan dokumen, baik dalam bentuk bercetak atau digital.

2-Penyimpanan: mengikut format di mana dokumen telah dibuat, ia disimpan secara fizikal atau digital. Dalam beberapa kes, tahap pendigitan juga dipertimbangkan, ketika itu adalah sebahagian dari proses.

3-Pengkategorian: merujuk kepada organisasi, klasifikasi atau pengindeksan dokumen mengikut parameter yang ditetapkan dalam setiap konteks.

4-Transfer: merujuk kepada pengiriman dan / atau penghantaran dokumen mengikut ciri-cirinya. Pada masa ini, ini boleh merujuk kepada penghantaran melalui pos fizikal atau penghantaran melalui e-mel mengikut mana yang berkenaan.

5-Pembahagian: tahap ini merujuk kepada dokumen yang digunakan atau diperlukan oleh orang ramai, oleh itu setelah dibuat, dokumen tersebut perlu didedahkan kepada sekumpulan orang tertentu.

6-Penggunaan kolaboratif: pada masa ini, fail dapat disusun untuk penggunaan dan penyuntingan bersama. Tahap ini baru muncul dan dianggap eksklusif untuk dokumen digital.

7-Konsultasi: merujuk kepada tahap di mana dokumen disusun dengan tujuan agar mereka dapat dirujuk. Semasa proses ini, ketentuan keselamatan dan / atau kebolehcapaian sangat penting, bergantung kepada orang awam yang diharapkan dapat mengakses maklumat tersebut.

8-Pengarkiban atau pemusnahan: ini adalah peringkat terakhir dalam kitaran hidup semua dokumen. Ini sesuai dengan saat di mana ia diputuskan jika ia memiliki nilai sejarah yang cukup untuk dipelihara atau sebaliknya, ia dihancurkan.

Bermakna

1. Kolej Darmouth. (SF). Kitaran Hidup Dokumen: Definisi, Teknologi Penyokong, dan Aplikasi. Dipulihkan dari: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Kitaran hidup dokumen: Teori 3 zaman. Dipulihkan dari: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Apakah Kitaran Hidup Pengurusan Dokumen Elektronik? Dipulihkan dari: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Kitaran hidup dokumen. Dipulihkan dari: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Kitaran hidup dokumen - Sistem arkib Sepanyol. Dipulihkan dari: normadat.es.