PERMINTAAN PEMBELIAN: JENIS, CARA PEMBUATANNYA DAN CONTOHNYA - DUDAS - 2026

Borang permintaan pembelian adalah dokumen yang dihasilkan oleh jabatan pengguna atau oleh kakitangan gudang untuk memberitahu bahagian pembelian barang yang perlu dipesan, kuantiti dan jangka waktu penghantaran. Membeli dari perniagaan bermula dengan keperluan mengumpulkan.

Setelah disusun, bahagian pembelian harus diberitahu. Permintaan pembelian adalah dokumen yang akan mengandungi senarai keperluan tersebut. Untuk mengelakkan penipuan, pengurus jabatan umumnya tidak dibenarkan membuat pesanan secara langsung dari pembekal atau membeli bagi pihak syarikat.

Sebaliknya, ia adalah jabatan yang berbeza yang disebut bahagian pembelian yang sebenarnya membuat pesanan dengan vendor luar. Pengurus pelbagai jabatan menggunakan borang permintaan pembelian untuk memberitahu jabatan ini bahan apa yang perlu dibeli.

Permintaan pembelian dan pesanan pembelian adalah dokumen utama dalam proses memperoleh barang yang diperlukan syarikat untuk operasinya, menyeragamkan proses pesanan secara dalaman dan luaran.

Jenis-Jenis

Perkara penting mengenai permintaan pembelian adalah seperti berikut:

- Ini adalah permintaan yang dibuat kepada jabatan pembelian untuk mendapatkan daftar bahan tertentu.

- Anda memerlukan persetujuan organisasi pembelian.

- Ini adalah dokumen dalaman; iaitu, ia tetap berada dalam organisasi.

Anda boleh membuat permintaan pembelian untuk jenis perolehan berikut:

Piawai

Untuk mendapatkan bekalan dan bahan dari pembekal, baik untuk proses pengeluaran dan barang keperluan pejabat dan aset lain.

Penyumberan Luar

Untuk membekalkan bahan mentah kepada pembekal, dan dengan itu mendapatkan produk siap.

Penghantaran

Mendapatkan bahan yang disimpan di kemudahan syarikat dan pembekal dibayar untuk itu.

Pindahkan

Untuk mendapatkan bahan dari jabatan atau kawasan lain yang berada dalam organisasi yang sama.

Perkhidmatan luaran

Untuk mendapatkan perkhidmatan penyedia pihak ketiga, seperti melakukan penyelenggaraan kilang.

Seperti yang dihuraikan?

Komponen asas yang membentuk permintaan pembelian adalah:

- Jumlah permintaan, yang memungkinkan pengenalan dokumen. Ia mesti dicetak terlebih dahulu.

- Memohon jabatan.

- Tarikh permintaan dan tarikh penghantaran yang diminta.

- Nama orang yang menyiapkan permintaan dan tandatangan orang yang menjalankan kebenaran yang sesuai.

- Item yang diminta mesti dijelaskan secara terperinci, untuk mengelakkan data yang tidak tepat. Jumlahnya mestilah tepat; sangat penting untuk meletakkan unit yang diperlukan (kilo, liter, unit, dll.).

- Tandatangan pengurus jabatan pembelian yang menyetujui atau tidak menyetujui pembelian.

- Sekiranya sebut harga telah diminta dari pembekal, mereka mesti dilampirkan pada permintaan.

Proses permintaan pembelian

Proses permintaan pembelian digunakan oleh organisasi untuk membuat dan mengesan pesanan untuk bekalan. Ini boleh jadi dari bahan mentah hingga perabot pejabat dan lain-lain.

Apabila pengurus jabatan menganggap bahawa bahan hampir habis, mereka mengisi borang permintaan pembelian, yang merangkumi bidang yang disenaraikan di atas.

Permintaan pembelian adalah bentuk yang dihantar oleh jabatan syarikat ke bahagian pembelian, menyenaraikan barang-barang yang ingin dipesan dari vendor luar.

Proses ini membolehkan pengguna membuat pesanan, menerima persetujuan penyelia, dan yang paling penting, membolehkan vendor pihak ketiga mengemukakan sebut harga.

Apabila pengurus pembelian menerima permintaan pembelian dalam proses ini, dia dapat meninjau semua maklumat yang disampaikan oleh pengguna sumber. Pengurus hanya memilih sama ada permintaan itu disetujui atau tidak.

Sekiranya tidak disetujui, ada kotak untuk memberikan alasan keputusan dan jabatan yang meminta akan diberitahu mengenai keputusan ini. Namun, jika pengurus memberikan persetujuannya, langkah seterusnya adalah meminta sebut harga dari pembekal.

Kepentingan

Mulakan proses pembelian

Dari semasa ke semasa, jabatan syarikat akan memerlukan bahan; permintaan pembelian memulakan proses pembelian. Bahagian pembelian akan bertindak mengikut kekuatan dokumen.

Sekiranya terdapat masalah, dokumen tersebut akan menjadi bukti bahawa jabatan memerintahkan pembekalan dengan komunikasi tertentu.

Ia adalah alat kawalan

Sekiranya tidak ada pengendalian yang tepat, staf dapat terlibat dalam penipuan, kerana mereka mungkin meminta bahan untuk penggunaan pribadi.

Dengan permintaan pembelian ada langkah-langkah yang berlaku untuk memastikan bahawa tidak ada penipuan yang dilakukan. Permintaan mesti melalui beberapa tangan untuk memastikan ketepatan dan keperluannya.

Lindungi perniagaan

Dengan adanya pesanan pesanan, kemungkinan penipuan dapat dielakkan. Aset syarikat juga dilindungi.

Pemusatan proses pembelian

Apabila organisasi memerlukan semua permintaan dilakukan secara terpusat melalui bahagian pembelian, mudah untuk menguruskan keseluruhan proses.

Pembeli mendapat keuntungan juga, kerana mereka kini dapat mengumpulkan pembelian dan memanfaatkan daya beli organisasi untuk merundingkan syarat yang lebih baik.

Contoh

Contoh 1

No Permintaan: 00455

Tarikh: 15 Mei 2018

Nama pemohon: Annaliese Corvo

Jawatan: penyelia latihan

Jabatan: Latihan personel

Sebab permintaan: Artikel berikut diperlukan untuk digunakan dalam kursus latihan "Jaminan kualiti", yang akan diberikan pada minggu 16 hingga 20 Julai 2018.

- 01 kes penanda flip chart.

- 12 pensel.

- 01 flip chart dengan 20 kepingan putih: lebar 1 meter x panjang 1.5 meter.

- 12 notebook bersaiz tunggal bersaiz normal.

- 06 penanda berwarna untuk papan putih.

- 12 pemadam untuk dipadamkan.

- 12 pen dakwat biru.

2 sebut harga yang diterima dari pembekal alat tulis dilampirkan.

Disahkan oleh: Alberto Moreno

Jawatan: Pengurus Sumber Manusia

Pengurusan Sumber Manusia

Contoh 2

Confecciones Tely, jabatan pengeluaran SA perlu memesan bahan yang berbeza dan mengisi borang permintaan pembelian. Borang ini memberitahu bahagian pembelian bahawa bekalan ini diperlukan.

Jabatan pembelian boleh menyetujui atau menolak permintaan yang diterima. Sekiranya diluluskan, pesanan pembelian akan dibuat.

Pesanan pembelian dihantar kepada vendor untuk membeli produk. Pembekal menghasilkan dan menghantar produk dengan invois.

Jabatan penerima menerima produk dan menyampaikan laporan penerimaan ke jabatan perakaunan.

Sekiranya semua dokumen mematuhi peraturan, jabatan perakaunan mengeluarkan kelulusan invois kepada juruwang, yang menunjukkan bahawa pembayaran dapat dilakukan kepada pembekal.

Rujukan

1. Kamus Perniagaan (2018). Pembelian rekuisisi. Diambil dari: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Apa itu Permintaan Pembelian? Diambil dari: myaccountingcourse.com.
3. Masa Hutan. Perbezaan Antara Permintaan & Pesanan Pembelian. Perniagaan Kecil - Kron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Apa itu Permintaan Pembelian dan Mengapa Penting untuk Perniagaan Anda. Lekatkan. Diambil dari: blog.procurify.com.
5. Titik Tutorial (2018). SAP MM - Permintaan Pembelian. Diambil dari: tutorialspoint.com.