SETIAUSAHA EKSEKUTIF: PROFIL, KEMAHIRAN DAN FUNGSI YANG DIPERLUKAN - DUDAS - 2026

The Setiausaha Kerja adalah pekerjaan atau kerjaya yang berfungsi untuk memberi sokongan maksimum kepada para pekerja berpangkat tinggi dalam syarikat atau organisasi. Dia akan menjadi orang yang akan mengatur dan mengekalkan jadual eksekutif dan menolong mereka melaksanakan pelbagai tugas pentadbiran.

Tujuannya adalah untuk menyumbang kepada kecekapan keseluruhan perniagaan dengan memastikan bahawa semua tugas pentadbiran yang diberikan kepada anda akan dilaksanakan tepat pada masanya dan cekap. Setiausaha adalah orang yang memberikan sokongan pentadbiran. Mereka dapat melakukan tugas seperti menulis dan mengajukan, menjawab telepon, dan mengirimkan pesan.

Sumber: pixabay.com

Sebaliknya, setiausaha eksekutif, atau pembantu tadbir, juga melakukan beberapa aktiviti tersebut, bersama dengan menyelaraskan pejabat, meneliti produk, berinteraksi dengan pembekal, memesan produk, dan membuat pangkalan data. .

Setiausaha eksekutif biasanya menerima gaji yang lebih tinggi daripada setiausaha kerana mereka menjalankan fungsi peringkat tinggi dan mempercepat produktiviti pejabat.

Profil yang diperlukan

- Ijazah Sarjana Muda dalam bidang pentadbiran perniagaan atau bidang yang berkaitan.

- Pengalaman yang terbukti sebagai setiausaha eksekutif atau peranan pentadbiran yang serupa.

- Mesti cekap mengendalikan Microsoft-Office secara menyeluruh, dan perisian back-office, misalnya sistem ERP.

- Pengetahuan mendalam mengenai pentadbiran pejabat dan prosedur perakaunan asas, serta perbendaharaan kata teknikal yang relevan yang digunakan dalam industri.

- Mengenal kaedah penyelidikan asas dan teknik pelaporan.

- Kemahiran pengurusan organisasi dan masa yang sangat baik.

- Kemahiran komunikasi dan perundingan yang luar biasa.

- Integriti dan kerahsiaan.

Setiausaha eksekutif mestilah profesional yang pantas dengan kemahiran pengurusan masa dan kemampuan berbilang tugas. Dengan ketekunan dan kecekapan mereka dalam pekerjaan mereka, para eksekutif dapat memusatkan perhatian pada tanggungjawab pengurusan mereka tanpa perlu risau tentang tugas-tugas lain.

Banyak pengurus sangat bergantung kepada setiausaha eksekutif mereka untuk menyelaraskan tugas sehari-hari dan memastikannya mengikut jadual. Taktik dan ketegasan diperlukan sebagai penjaga masa pengurus.

Kemahiran diperlukan

Setiausaha eksekutif mesti mahir dalam kemahiran asas seperti menulis, tatabahasa, ejaan, dan tanda baca, dan mempunyai pengalaman menggunakan peralatan pejabat dan aplikasi perisian biasa seperti pemprosesan kata, spreadsheet, dan grafik.

Begitu juga, mereka mesti mempunyai kemahiran pengurusan masa dan kemampuan untuk menangani pelbagai tanggungjawab dengan berkesan.

Sebaliknya, seorang setiausaha eksekutif juga memerlukan kualiti lain, seperti pertimbangan yang baik, diplomasi, budi bicara dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara autonomi.

Mereka memerlukan kemahiran komunikasi yang kuat untuk berinteraksi dengan orang ramai, menulis laporan dan mengkaji penerbitan.

Mendengar secara aktif

Anda mesti dapat memperhatikan sepenuhnya apa yang orang lain katakan, meluangkan masa untuk memahami perkara-perkara yang sedang dibuat, mengajukan soalan yang sesuai, dan tidak mengganggu pada waktu yang tidak sesuai.

Pemahaman bacaan

Pemahaman penuh tentang ayat dan perenggan bertulis dalam dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan.

Pengurusan masa

Ketahui cara mengurus masa anda sendiri dengan cekap, dan juga masa orang lain.

Tahu bagaimana bercakap

Bercakap dengan jelas dengan orang lain untuk menyampaikan maklumat dengan berkesan.

Penulisan

Mempunyai komunikasi yang berkesan dalam penulisan, sesuai dengan keperluan audiens.

Pemikiran kritikal

Penggunaan logik dan penaakulan untuk dapat mengenal pasti kekuatan dan kelemahan penyelesaian, kesimpulan, atau pendekatan alternatif untuk masalah yang timbul.

Pembelajaran proaktif

Memahami implikasi maklumat baru untuk penyelesaian masalah semasa dan masa depan dan membuat keputusan.

Penyelarasan

Penyesuaian tindakan berhubung dengan tindakan orang lain.

Kaji semula

Mengkaji dan menilai prestasi dirinya, orang lain atau organisasi, untuk membuat penambahbaikan atau mengambil langkah pembetulan.

ciri-ciri

Setiausaha eksekutif mungkin bertanggungjawab untuk wang tunai dan perakaunan kecil, tetapi juga dapat menguruskan anggaran. Anda boleh menerbitkan artikel di laman web, tetapi anda juga boleh merancang dan mengurus laman web.

Anda dapat memasukkan data dalam spreadsheet yang telah anda rancang dan gunakan untuk fungsi pelaporan anda.

Setiausaha eksekutif dapat mengawasi kakitangan pentadbiran. Selalunya melapor terus kepada CEO, dan mungkin menyokong satu atau lebih eksekutif kanan.

Tanggungjawab

Perhatian kepada eksekutif

- Mengekalkan agenda eksekutif dan membantu dalam perancangan janji temu, mesyuarat dewan, persidangan, dll.

- Menghadiri mesyuarat untuk menyediakan minit dan minit mesyuarat, kemudian menyusun, menyalin dan menyebarkannya.

- Buat semua pengaturan perjalanan untuk eksekutif: pembelian tiket, tempahan hotel, penghantaran perbelanjaan perjalanan, pengurusan dan semakan dokumentasi yang berkaitan, dll.

- Menjalankan penyelidikan yang diamanatkan, mengumpulkan data, dan menyiapkan dokumen atau laporan untuk dipertimbangkan dan dipersembahkan oleh eksekutif, komite, dan dewan pengarah, sebagaimana ditugaskan.

- Kendalikan dokumen sulit, pastikan dokumen tersebut dilindungi dan selamat.

Interaksi dalaman dan luaran

- Menerima dan menyaring panggilan telefon, mengalihkannya ke orang yang sesuai apabila senang.

- Menguruskan, memprioritaskan dan menyebarkan semua surat-menyurat masuk atau keluar (e-mel, surat, faks, pakej, dll.), Membaca dan menganalisis memo, persembahan dan laporan yang masuk untuk menentukan kepentingannya dan merancang sebarannya.

- Siapkan respons terhadap surat-menyurat yang mengandungi pertanyaan rutin.

- Pantau penggunaan bekalan pejabat dan rundingkan syarat dengan pembekal untuk memastikan pesanan lebih menguntungkan.

- Berjumpa dengan individu, kumpulan minat khas dan lain-lain, bagi pihak eksekutif, jawatankuasa dan lembaga pengarah.

- Selamat datang pengunjung dan tentukan apakah mereka harus diberi akses kepada orang tertentu.

Sokongan pentadbiran

- Simpan rekod elektronik dan kertas dalam fail, memastikan bahawa maklumat disusun dan mudah diakses untuk mendapatkan cepat.

- Siapkan invois, laporan, surat, penyata kewangan dan dokumen lain, menggunakan perisian pemproses kata, spreadsheet, pangkalan data dan / atau persembahan, juga memberikan bantuan yang sesuai dalam perakaunan.

- Melaksanakan tugas-tugas pejabat am, seperti menjaga sistem pentadbiran dan melaksanakan tugas asas perakaunan.

- Menyelaras dan mengarahkan perkhidmatan pejabat, seperti rekod dan penganggaran, untuk membantu eksekutif.

- Menetapkan dan mengawasi dasar dan prosedur pentadbiran, baik untuk pegawai pejabat, maupun untuk organisasi.

- Mengkaji amalan dan prosedur operasi untuk menentukan apakah penambahbaikan dapat dilakukan di bidang seperti aliran kerja, prosedur pelaporan, atau perbelanjaan.

- Menyelia dan melatih pegawai pentadbiran yang lain.

Rujukan

1. Boleh dilaksanakan (2018). Penerangan tugas Setiausaha Eksekutif. Diambil dari: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Perbezaan Antara Setiausaha & Setiausaha Eksekutif. Kerja - Kron. Diambil dari: work.chron.com.
3. Perancang Kerjaya (2018). Setiausaha Eksekutif dan Pembantu Tadbir. Diambil dari: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Penerangan Kerja Setiausaha Eksekutif. Diambil dari: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Tanggungjawab Setiausaha Eksekutif. Diambil dari: bestsampleresume.com