SISTEM INVENTORI: JENIS, KAEDAH DAN CONTOH - DUDAS - 2025

Sistem inventori adalah sistem pemantauan yang melaporkan jumlah bahan mentah, bekalan atau produk siap yang ada. Ini memastikan bahawa jumlah bahan yang tepat, dengan kualiti yang tepat, tersedia di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.

Sistem ini dikemas kini setiap kali barang dijual atau bahan mentah digunakan untuk menghasilkan produk, untuk mengetahui apa yang ada untuk keesokan harinya. Ini juga membolehkan anda memesan produk terlebih dahulu, untuk mendapatkan semua yang anda perlukan setiap masa.

Sumber: pixabay.com

Apabila orang memikirkan sistem inventori, lazimnya mengaitkannya dengan industri runcit. Namun, walaupun kedai memerlukan sistem inventori yang berkesan agar dapat beroperasi dengan jayanya, ia juga digunakan dalam banyak jenis perniagaan lain, seperti pembuatan, utiliti, penjagaan kesihatan, kerajaan dan pendidikan.

Sebagai sebahagian daripada rantaian bekalan, sistem inventori merangkumi aspek-aspek seperti kawalan dan pengawasan pembelian (baik dari pembekal dan pelanggan), penyelenggaraan penyimpanan inventori, kawalan kuantiti produk yang akan dijual dan pemenuhan pesanan.

Kepentingan

Sistem inventori yang berkesan adalah komponen yang sangat diperlukan dalam operasi runcit atau pembuatan. Tujuan utamanya adalah untuk mengekalkan jumlah fizikal produk, bekalan dan bahan yang disimpan di gudang dengan tepat.

Beberapa elemen yang paling kritikal dari sistem yang dikembangkan dengan baik adalah keterangan item, sistem penomboran, standardisasi unit ukuran, dan pelabelan item yang tepat.

Setelah dibentuk, sistem inventori dapat digunakan untuk mengawal dan menyelenggara barang yang disimpan untuk memastikan bahawa inventori tidak hilang akibat kerosakan atau pencurian.

Mengetahui bila hendak menyusun semula, berapa banyak yang perlu dipesan, di mana untuk menyimpan inventori, dll dapat dengan cepat menjadi proses yang rumit. Akibatnya, banyak syarikat memerlukan perisian atau sistem pengurusan inventori, dengan kemampuan yang lebih besar daripada pangkalan data dan formula manual yang mudah.

Ini sangat penting untuk mengawal kos pembelian dan memenuhi tujuan perkhidmatan pelanggan. Walaupun perisian pengurusan inventori adalah alat pengurusan yang berguna, kunci sistem yang baik terletak pada ketahanan prosedur yang dibuat.

Apakah sistem kawalan inventori?

Sistem kawalan inventori merujuk kepada strategi yang digunakan syarikat untuk memastikan mereka dapat memiliki bekalan bahan mentah yang mencukupi untuk pengeluaran dan produk jadi untuk dijual, sambil meminimumkan kos inventori.

Menyimpan lebihan inventori adalah mahal, kerana ruang dan sumber kewangan yang dilaburkan dalam produk sering dapat digunakan dengan lebih baik di kawasan lain.

Namun, pada masa yang sama, memiliki inventori yang rendah boleh mengakibatkan penghentian pengeluaran yang mahal atau kelewatan dalam memenuhi pesanan. Sistem kawalan inventori membantu syarikat mencari keseimbangan antara stok yang terlalu sedikit dan terlalu banyak.

Untuk apa itu?

Sistem kawalan inventori membantu mengesan inventori dan menyediakan data yang diperlukan untuk mengawal dan menguruskannya.

Ini adalah penyelesaian teknologi yang mengintegrasikan semua aspek dari aktiviti persediaan organisasi, termasuk pengiriman, pembelian, penerimaan, pergudangan, perolehan, pelacakan, dan penyusunan semula.

Sistem kawalan inventori yang baik menyelesaikan semua ini, dengan mengambil pendekatan holistik terhadap inventori dan dengan membolehkan syarikat menggunakan amalan yang mengoptimumkan produktiviti dan kecekapan di seluruh rantaian bekalan.

Sebaliknya, ia menyimpan inventori yang betul, di lokasi yang betul, untuk memenuhi harapan pelanggan.

Terlepas dari jenis sistem kawalan inventori yang anda pilih, pastikan sistem ini merangkumi sistem untuk mengenal pasti item inventori dan maklumatnya, termasuk label kod bar.

Ia juga penting bahawa ia merangkumi alat perkakasan untuk mengimbas label kod bar, pangkalan data pusat untuk semua inventori, serta kemampuan untuk menganalisis data, menghasilkan laporan dan meramalkan permintaan.

Strategi persediaan

Strategi pengurusan inventori yang tepat berbeza bergantung pada industri. Sebuah depot minyak dapat menyimpan sejumlah besar inventori untuk jangka masa yang panjang, yang membolehkan anda menunggu permintaan pulih.

Walaupun simpanan minyak mahal dan sukar, tidak ada risiko inventori menjadi buruk atau tidak mengikut spesifikasi.

Namun, bagi syarikat yang berurusan dengan barang atau produk yang mudah rosak yang permintaannya sangat sensitif terhadap waktu, bukan merupakan pilihan untuk mengumpulkan inventori. Memalsukan masa atau kuantiti pesanan boleh sangat mahal.

Jenis-Jenis

-Sistem inventori berterusan

Dengan sistem inventori yang berterusan, rekod inventori sentiasa dikemas kini, menghitung penambahan dan pengurangan kerana item inventori diterima, dijual, dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain, dipilih untuk dimakan, dan dibuang.

Beberapa organisasi lebih suka sistem jenis ini kerana menyediakan maklumat inventori terkini dan lebih baik menangani jumlah inventori fizikal.

Sistem inventori yang berterusan juga lebih disukai untuk menjejaki inventori, kerana secara berterusan memberikan hasil yang tepat apabila dikendalikan dengan betul.

Jenis sistem ini berfungsi paling baik semasa menggunakan, bersama dengan inventori gudang, pangkalan data dengan jumlah inventori dan lokasi rak yang dikemas kini dalam masa nyata oleh pekerja, menggunakan pengimbas kod bar.

Cabaran untuk diatasi

Terdapat beberapa cabaran yang berkaitan dengan sistem jenis ini. Pertama, sistem ini tidak dapat dikendalikan secara manual dan memerlukan peralatan dan perisian khusus, yang mengakibatkan biaya pelaksanaan yang lebih tinggi, terutama untuk syarikat yang mempunyai banyak lokasi atau gudang.

Kemas kini dan penyelenggaraan berulang diperlukan untuk sistem inventori berterusan, yang juga mahal.

Cabaran lain dengan menggunakan sistem jenis ini ialah seiring berjalannya waktu inventori yang direkodkan mungkin tidak mencerminkan inventori sebenar, kerana jumlah inventori fizikal yang kerap tidak digunakan.

Hasilnya adalah bahawa rekod inventori dipengaruhi oleh kesalahan, barang yang dicuri, atau item yang diimbas secara tidak betul, sehingga tidak sesuai dengan jumlah inventori fizikal.

-Sistem inventori berkala

Sistem inventori berkala tidak mengesan inventori secara berterusan, melainkan membolehkan organisasi mengetahui tahap inventori awal dan akhir, dalam jangka masa tertentu.

Sistem ini mengesan inventori menggunakan kiraan fizikal. Apabila inventori fizikal selesai, baki dalam akaun pembelian ditambahkan ke akaun inventori dan disesuaikan agar sesuai dengan kos inventori akhir.

Perniagaan boleh memilih sama ada untuk mengira kos menamatkan inventori menggunakan LIFO, FIFO, atau kaedah perakaunan inventori lain, dengan mengingat bahawa permulaan inventori adalah mengakhiri inventori dari tempoh sebelumnya.

Terdapat juga beberapa kelemahan menggunakan sistem inventori berkala. Pertama, sementara jumlah inventori fizikal selesai, aktiviti perniagaan biasa hampir ditangguhkan. Akibatnya, pekerja dapat melakukan pengiraan fizikal secara tergesa-gesa, kerana kesuntukan masa.

Kesalahan dan penipuan lebih kerap berlaku dalam sistem ini, kerana tidak ada kawalan berterusan terhadap inventori. Ia juga menjadi lebih sukar untuk mengenal pasti di mana terdapat perbezaan dalam jumlah inventori, kerana banyak masa berlalu antara jumlah tersebut.

Bagaimana melaksanakan sistem inventori di syarikat?

-Membangunkan sistem penyimpanan

Susun produk

Perkara pertama adalah mengatur produk yang anda simpan supaya anda dapat mengakses dan mengira setiap item dengan mudah dalam inventori anda. Adalah perlu untuk melabelkan segala sesuatu supaya dapat dikenali dengan mudah dan bahan boleh diletakkan di tempat yang betul.

Keberkesanan sistem inventori banyak bergantung kepada ketepatan pengiraan item yang akan dicipta. Kiraan yang tidak betul boleh menyebabkan perbezaan perakaunan, menyebabkan keterlaluan, dan pengeluaran berlebihan.

Keperluan penyimpanan

Perkara seterusnya adalah mengira dimensi fizikal yang diperlukan untuk menyimpan inventori. Ini mungkin keseluruhan gudang atau almari kecil, bergantung pada ukuran produk atau bahan, dan jumlah penjualan.

Sebarang syarat khas yang diperlukan untuk penyimpanan, seperti kawalan suhu atau kelembapan, juga harus dipertimbangkan.

Inventori mesti diletakkan dengan cekap untuk meningkatkan pengurusannya. Setiap item harus diletakkan supaya barang dengan perolehan tertinggi adalah yang paling mudah diakses.

Pertimbangan juga harus diberikan untuk membuang barang-barang ketinggalan zaman yang jarang dijual.

Pertimbangkan sistem kod bar

Sekiranya anda mempunyai sejumlah besar inventori, anda memerlukan beberapa kaedah untuk mengesan item tersebut. Cara termudah untuk melakukannya adalah melalui sistem kod bar. Sekiranya anda mempunyai beberapa jenis item, anda boleh menggunakan sistem visual.

-Membuat inventori

Melatih pekerja

Orang yang mengusahakan inventori adalah aspek sistem yang paling kritikal. Sekiranya mereka tidak terlatih atau yakin siapa yang harus mengambil tindakan, kecekapan dan ketepatan pengurusan akan terganggu.

Pekerja harus dilatih dalam semua aspek sistem inventori, seperti apa yang perlu dilakukan pada setiap titik, siapa yang harus melakukannya, dan bagaimana hal itu harus didokumentasikan.

Lakukan kiraan berkala

Kekerapan penggunaan inventori akan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketepatan sistem inventori. Beberapa jenis operasi memerlukan selang persediaan yang lebih kerap daripada yang lain.

Penting untuk memberi tumpuan kepada item yang paling kritikal terlebih dahulu. Sebagai contoh, anda boleh menetapkan item keutamaan tinggi sebagai item yang merangkumi 80% daripada penjualan. Kemudian, kategori keutamaan sederhana dan rendah dapat dibuat untuk item dengan penjualan yang lebih sedikit. Ini akan mengelakkan membuang masa untuk menghitung item dengan penjualan yang rendah.

-Menyusun inventori

Pasangkan data

Inventori mesti disesuaikan kerana kecurian, usang, kemerosotan, atau kerosakan. Pengurangan inventori akan menjelaskan perbezaan antara jumlah inventori fizikal dan inventori yang tercatat pada buku.

Fungsi yang berasingan

Pengurusan inventori memerlukan pengurusan inventori fizikal, seperti menghitung dan memindahkan inventori, serta tugas pentadbiran, seperti mengajukan dokumentasi dan perakaunan yang sesuai.

Kedua fungsi ini harus dikendalikan oleh jabatan yang berbeza, sehingga mengurangkan risiko kecurian.

-Meningkatkan pengurusan inventori

Mengoptimumkan tahap inventori

Tahap inventori mesti disimpan pada tahap yang betul untuk memaksimumkan keuntungan dan mengurangkan kerugian.

Menyimpan terlalu banyak inventori akan meningkatkan risiko usang, kerosakan dan kerosakan, sementara tidak menyimpan cukup bermakna kehilangan peluang penjualan.

Sebarkan perisian

Walaupun menggunakan spreadsheet dapat berfungsi untuk perniagaan kecil, perniagaan besar akan memerlukan perisian pengurusan inventori.

Sistem ini dapat diintegrasikan dengan perisian perniagaan lain untuk membuat sistem bersepadu dan mengotomatisasi operasi.

Kaedah dan alat untuk kawalan inventori

Kawalan inventori ABC

Tidak diinginkan untuk mempunyai tahap kawalan yang sama terhadap semua item inventori, kerana masing-masing berbeza berdasarkan nilai penggunaan tahunannya.

Oleh itu, kaedah kawalan inventori ini digunakan untuk menentukan kepentingan setiap item dalam stok mengikut nilai penggunaan tahunannya. Mereka dikelaskan sebagai A, B dan C.

Item bernilai tinggi dikelaskan sebagai "A". Mereka secara amnya merangkumi 15% -25% item inventori, mewakili 75% -80% dari nilai penggunaan tahunan. Kawalan yang ketat mesti dijaga ke atas barang-barang ini.

Kategori "B" terdiri dari item yang mempunyai nilai pengguna yang lebih rendah. Ia terdiri daripada 20% -30% item persediaan, mewakili 10% -15% dari nilai penggunaan tahunan. Kawalan yang munasabah mesti dijaga ke atas barang-barang ini.

Item yang kurang penting dalam inventori dikelaskan sebagai "C". Ia terdiri daripada 45% -65% item inventori, yang mewakili 5% -15% dari nilai penggunaan tahunan. Oleh kerana nilai barang-barang ini rendah, sedikit kawalan yang dikendalikan terhadapnya.

Kaedah tiga dulang

Ini didasarkan pada konsep sistem Kanban, yang digunakan oleh pengeluar Jepun, yang mengatur penyediaan barang dengan menggunakan kartu yang menunjukkan sekumpulan spesifikasi.

Pusat kerja memaparkan kad ini semasa mereka ingin mengeluarkan inventori dari dulang bekalan.

Ketiga-tiga dulang, satu di lantai kilang, satu di gudang, dan yang ketiga di kemudahan pembekal, dilengkapi dengan kad Kanban untuk mengesan pergerakan inventori.

Setelah menggunakan inventori dari dulang yang diletakkan di lantai kilang, ia diisi semula dari dulang simpanan. Selepas itu, dulang gudang dihantar ke pembekal untuk diisi dari inventori yang telah disediakan. Segera, pembekal akan mengeluarkan lebih banyak inventori untuk mengisi tong kosong mereka.

Tepat pada masanya

Ini adalah kaedah di mana bahan diperoleh beberapa jam sebelum digunakan. Ini diadopsi oleh syarikat untuk mengurangkan beban inventori yang tidak perlu, sekiranya permintaan kurang dari persediaan yang dirancang.

Matlamat kaedah ini adalah untuk meningkatkan perolehan inventori dan mengurangkan kos penyelenggaraan simpanan.

Oleh itu, ia menghilangkan keperluan untuk membawa inventori yang besar. Untuk mendapatkan faedah kaedah ini, mesti ada masa yang tepat antara penghantaran bahan dan kitaran pembuatan.

Sistem berkomputer

Alat ini menyatukan dalam satu sistem semua fungsi yang terlibat dalam pengurusan inventori. Perisian jenis ini membolehkan syarikat mengawal tahap stok dengan mengemas kini inventori secara automatik, merekod pengeluaran, dan mengkaji baki.

Manfaat anda dapat dimaksimumkan apabila anda mengintegrasikan sistem kawalan inventori anda dengan sistem lain, seperti perakaunan dan penjualan, yang membantu anda mengawal tahap inventori dengan lebih baik.

Kuantiti pesanan tetap

Dalam kaedah ini tahap inventori maksimum dan minimum ditetapkan. Kuantiti inventori maksimum yang tetap dapat diisi semula secara automatik apabila tahap inventori mencapai tahap stok minimum atau titik susun semula yang ditetapkan.

Syarikat mesti menetapkan kapasiti stok maksimum dan minimum, sesuai dengan ruang penyimpanan dan trend penjualan.

Kaedah ini membantu mengurangkan ralat penyusunan semula dan menguruskan kapasiti penyimpanan dengan cekap.

Contoh

ERS NetSuite

Sistem ini dirancang untuk mempunyai kawalan inventori, tanpa mengira jumlah dan lokasi. Ini membolehkan anda memenuhi harapan perkhidmatan pelanggan atau membekalkan pesanan kerja ke gudang.

Dengan menggunakan alat dan ciri bawaannya, inventori dapat dilacak di beberapa lokasi, serta pesanan dan stok keselamatan dipantau.

Direka untuk syarikat sederhana dan besar, penyelesaiannya memastikan bahawa anda mempunyai banyak inventori untuk memenuhi permintaan pesanan pada bila-bila masa.

Inventori Zoho

Apa yang anda akan hargai mengenai sistem pengurusan inventori ini adalah bahawa ia adalah sebahagian daripada rangkaian produktiviti perniagaan Zoho, salah satu jenama perisian perusahaan yang paling banyak digunakan.

Kelebihan Zoho Inventori berbanding sistem lain adalah keserasiannya dengan aplikasi produktiviti Zoho yang lain, yang membolehkan penghijrahan data yang stabil ke seluruh produk Zoho.

Ini bermaksud bahawa anda dapat menguruskan inventori, penjualan, sumber daya manusia, dan mengurus hubungan pelanggan, menggunakan satu platform.

Buku Pantas

Walaupun QuickBooks dikenal sebagai perisian perakaunan yang sangat baik, alat pengurusan inventorinya mampu mengikuti alat pengurusan inventori terbaik di pasaran.

Memandangkan perniagaan dalam perniagaan menjual barang atau perkhidmatan, maka masuk akal bahawa penyelesaian perisian perakaunan mungkin dapat menguruskan semua item ini.

Pertama, QuickBooks menguruskan pengemaskinian jumlah inventori yang dibeli atau dijual. Pandangan ringkas mengenai ciri ini akan membolehkan anda mengetahui dengan mudah apa yang dijual, kemudian memberitahu apa yang perlu disusun semula.

Walaupun anda cenderung melakukan tugas lain, QuickBooks berfungsi di latar belakang untuk membawa nilai inventori ke kunci kira-kira.

Rujukan

1. Nicole Pontius (2019). 4 Jenis Sistem Kawalan Inventori: Berkekalan vs. Kawalan Inventori Berkala dan Sistem Pengurusan Inventori yang Menyokongnya. Kod Cam. Diambil dari: camcode.com.
2. Jargon Perniagaan (2019). Sistem Kawalan Inventori. Diambil dari: businessjargons.com.
3. Michael R. Lewis (2019). Cara Membangunkan Sistem Inventori. Wiki Bagaimana. Diambil dari: wikihow.com.
4. Anam Ahmed (2018). Apakah Sistem Inventori? Bizfluent. Diambil dari: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). Apakah pengurusan inventori? Diambil dari: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Pengurusan inventori. Investopedia. Diambil dari: investopedia.com.
7. Rujukan untuk Perniagaan (2019). Sistem Kawalan Inventori. Diambil dari: referenceforbusiness.com.
8. Kewangan Dalam Talian (2019). 10 Sistem Pengurusan Inventori Terbaik untuk 2019. Diambil dari: financesonline.com.