TEKNIK KAWALAN PENTADBIRAN: CIRI DAN CONTOH - DUDAS - 2025

The teknik kawalan pentadbiran adalah metodologi untuk maklumat yang diterima dan digunakan untuk menilai prestasi sumber organisasi yang berbeza seperti manusia, fizikal, kewangan dan juga organisasi secara keseluruhan, dalam cahaya strategi organisasi diteruskan.

Pengurusan adalah seni dan sains. Pentadbiran dan fungsinya terus berkembang untuk mengikuti perkembangan zaman. Fungsi kawalan pentadbiran juga maju seiring berjalannya waktu, sehingga teknik baru terus muncul.

Sumber: pixabay.com

Kawalan adalah fungsi asas pentadbiran. Ini berfungsi untuk mengatur aktiviti organisasi, dan membandingkan prestasi sebenar dengan standard dan objektif organisasi yang diharapkan.

Teknik kawalan memberikan jenis dan jumlah maklumat yang diperlukan untuk mengukur dan memantau prestasi. Maklumat dari pelbagai kawalan mesti disesuaikan dengan tingkat manajemen, jabatan, unit, atau operasi tertentu.

Untuk memastikan maklumat yang lengkap dan konsisten, syarikat sering menggunakan laporan standard, seperti laporan kewangan, status, dan projek. Walau bagaimanapun, setiap kawasan dalam organisasi menggunakan teknik kawalannya sendiri.

Senarai teknik (dengan contoh)

-Teknik tradisional

Mereka adalah teknik yang telah digunakan dalam bidang organisasi perniagaan untuk jangka masa yang panjang dan masih digunakan.

Pemerhatian peribadi

Ini adalah teknik kawalan yang paling tradisional. Ini membolehkan pengurus mengumpulkan maklumat langsung mengenai prestasi pekerja.

Ini juga menimbulkan tekanan psikologi kepada pekerja untuk menunjukkan prestasi yang lebih baik dan dengan demikian mencapai tujuan mereka dengan baik, kerana mereka sedar bahawa mereka diperhatikan secara peribadi di tempat kerja.

Namun, ini adalah latihan yang memakan waktu dan tidak dapat digunakan secara efektif untuk semua jenis pekerjaan.

Laporan statistik

Ini adalah analisis umum laporan dan data, yang digunakan dalam bentuk rata-rata, peratusan, indikator, korelasi, dll. Dalam aspek yang berbeza. Mereka menyampaikan maklumat mengenai prestasi organisasi di pelbagai bidang.

Jenis maklumat ini berguna apabila disajikan dalam bentuk yang berbeza, seperti carta, grafik, jadual, dll. Ini membolehkan pengurus membacanya dengan lebih mudah dan memudahkan perbandingan prestasi dengan piawaian yang ditetapkan dan dengan tempoh sebelumnya.

Analisis impak

Ia digunakan untuk mengkaji hubungan antara kos, jumlah dan keuntungan. Tentukan kerangka umum kemungkinan keuntungan dan kerugian untuk tahap aktiviti yang berbeza dengan menganalisis kedudukan umum.

Jumlah penjualan di mana tidak ada keuntungan atau kerugian dikenali sebagai titik pulang modal. Ini dapat dikira dengan bantuan formula berikut:

Titik pulang modal = Kos tetap / (Harga jualan seunit - kos berubah seunit).

Melalui analisis ini, syarikat dapat mengawal kos berubah dan juga dapat menentukan tahap aktiviti di mana ia dapat mencapai sasaran keuntungannya.

Kawalan Belanjawan

Di bawah teknik ini, anggaran yang berbeza disediakan untuk operasi yang berbeza yang mesti dijalankan dalam organisasi.

Anggaran ini bertindak sebagai standard untuk membandingkannya dengan hasil sebenar dan dengan itu mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai objektif organisasi.

Oleh itu, anggaran dapat didefinisikan sebagai pernyataan kuantitatif dari hasil yang diharapkan, yang disiapkan untuk jangka masa yang ditentukan pada masa akan datang, untuk mendapatkan objektif tertentu. Ini juga merupakan pernyataan yang mencerminkan polisi untuk tempoh tersebut.

Membantu mewujudkan koordinasi dan saling bergantung antara pelbagai jabatan. Contohnya, belanjawan pembelian tidak dapat disiapkan tanpa mengetahui jumlah bahan yang diperlukan. Maklumat itu datang dari anggaran pengeluaran. Yang terakhir pada gilirannya berdasarkan anggaran penjualan.

Anggaran harus fleksibel sehingga perubahan yang diperlukan dapat dibuat dengan mudah kemudian, sesuai dengan kehendak lingkungan yang berlaku.

Jenis belanjawan

- Anggaran penjualan: ini adalah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh organisasi untuk dijual dari segi kuantiti dan nilai.

- Anggaran pengeluaran: ini adalah pernyataan mengenai apa yang dirancang oleh organisasi untuk dihasilkan dalam jangka masa anggaran. Ia dibuat dari anggaran penjualan.

- Anggaran bahan: adalah penyataan anggaran jumlah dan kos bahan yang diperlukan untuk pengeluaran.

- Belanjawan tunai: ini adalah aliran masuk dan aliran keluar tunai yang diramalkan untuk tempoh yang dianggarkan. Sesuai dengan aliran tunai yang diunjurkan.

- Anggaran modal: Ini adalah anggaran perbelanjaan untuk aset jangka panjang utama, seperti kilang baru atau peralatan utama.

- Belanjawan penyelidikan dan pembangunan: ini adalah anggaran perbelanjaan untuk pengembangan atau penyempurnaan produk dan proses.

-Teknik moden

Teknik-teknik ini menyediakan cara berfikir baru dan memberi cara baru untuk dapat mengawal pelbagai aspek organisasi.

Pulangan pelaburan (ROI)

Ini memberikan asas untuk menentukan sama ada modal yang dilaburkan dalam perniagaan telah digunakan dengan berkesan untuk menghasilkan pulangan yang wajar.

ROI bertindak sebagai alat pemantauan yang berkesan untuk mengukur prestasi keseluruhan organisasi, atau jabatan atau bahagiannya. Ia juga membantu pengurus jabatan untuk menemui masalah yang mempengaruhi ROI secara negatif.

Rumus yang digunakan untuk pengiraannya adalah: Pulangan pelaburan = (Pendapatan bersih / Jumlah pelaburan) x 100.

Pendapatan bersih sebelum atau selepas cukai dapat digunakan untuk mengira ROI. Jumlah pelaburan merangkumi pelaburan aset tetap serta modal kerja yang dilaburkan dalam perniagaan.

Analisis penunjuk

Ini adalah teknik yang digunakan untuk menganalisis penyata kewangan syarikat komersial dengan mengira petunjuk yang berbeza.

Petunjuk yang paling banyak digunakan oleh organisasi boleh diklasifikasikan ke dalam kategori berikut:

Petunjuk kecairan

Mereka dikira untuk memahami kedudukan kewangan jangka pendek perniagaan dan kemampuannya membayar liabiliti jangka pendek. Ia merangkumi penunjuk semasa dan penunjuk pantas:

- Penunjuk semasa = Aset semasa / Liabiliti semasa.

- Petunjuk pantas = Tunai + Invois belum terima / Liabiliti semasa.

Petunjuk kesolvenan

Mereka dikira untuk menentukan keselesaan jangka panjang perniagaan dan kemampuannya untuk melunaskan hutang jangka panjang. Ia merangkumi penunjuk hutang, penunjuk harta tanah, penunjuk liputan faedah, dll.

- Penunjuk hutang = Hutang kepada pemiutang / dana Pemegang Saham.

- Petunjuk pemilikan = Dana pemegang saham / Jumlah aset.

Petunjuk keuntungan

Mereka membantu menganalisis kedudukan keuntungan perniagaan. Contohnya, penunjuk untung kasar, penunjuk untung bersih, penunjuk perdagangan, dll.

- Petunjuk untung kasar = Untung kasar / Jualan bersih × 100.

- Penunjuk untung bersih = Untung bersih / Jualan bersih x 100.

Petunjuk perolehan

Mereka membantu mengetahui apakah sumber daya digunakan dengan berkesan untuk meningkatkan kecekapan operasi perniagaan. Contohnya, penunjuk perolehan inventori, penunjuk perolehan debitur, penunjuk perolehan aset tetap, dll. Perolehan yang lebih tinggi menunjukkan penggunaan sumber yang lebih baik.

- Penunjuk perolehan inventori = Kos barang jualan / Inventori purata.

- Penunjuk perolehan debitur = Penjualan kredit bersih / Rata-rata penghutang.

Perakaunan liabiliti

Ini adalah sistem perakaunan di mana penyertaan umum dari pelbagai bahagian, bahagian dan jabatan organisasi dikonfigurasi sebagai "pusat tanggungjawab".

Ketua setiap pusat bertanggungjawab untuk mencapai matlamat yang ditetapkan untuk pusatnya. Pusat tanggungjawab boleh terdiri daripada jenis berikut.

Pusat kos

Merujuk kepada jabatan organisasi yang pengurusnya bertanggungjawab untuk kos yang dikeluarkan di pusat, tetapi bukan untuk pendapatan.

Sebagai contoh, bahagian pengeluaran organisasi boleh diklasifikasikan sebagai pusat kos.

Pusat hasil

Merujuk kepada jabatan yang bertanggungjawab menjana pendapatan. Contohnya, bahagian pemasaran.

Pusat keuntungan

Merujuk kepada jabatan yang pengurusnya bertanggungjawab untuk kedua-dua kos dan pendapatan. Contohnya, bahagian pembaikan dan penyelenggaraan.

Pusat pelaburan

Anda bertanggungjawab untuk keuntungan dan pelaburan yang dibuat dalam bentuk aset. Untuk menilai prestasi pusat pelaburan, pulangan pelaburan dikira dan dibandingkan dengan data serupa dari tahun-tahun sebelumnya untuk pusat itu sendiri dan untuk syarikat serupa yang lain.

Audit pengurusan

Ia merujuk kepada penilaian sistematik terhadap prestasi umum pengurusan organisasi. Objektifnya adalah untuk mengkaji kecekapan dan keberkesanan pentadbiran dan meningkatkan kinerjanya pada masa akan datang.

Menilai keseluruhan prestasi mengurus organisasi. Tujuan asasnya adalah untuk mengenal pasti kekurangan dalam fungsi fungsi pengurusan. Ini juga menjamin pengemaskinian dasar pengurusan yang ada.

Memastikan pengubahsuaian yang diperlukan dalam dasar dan teknik pengurusan yang ada, sesuai dengan perubahan di lingkungan.

Pemantauan prestasi pengurusan secara berterusan membantu meningkatkan sistem kawalan.

Pert dan CPM

PERT (Teknik Ulasan dan Penilaian Berjadual) dan CPM (Kaedah Jalur Kritikal) adalah teknik rangkaian penting, berguna untuk perancangan dan kawalan.

Teknik-teknik ini membantu melaksanakan pelbagai fungsi pengurusan seperti merancang, menjadwalkan, dan melaksanakan projek-projek yang mempunyai waktu yang melibatkan pelbagai aktiviti yang kompleks, beragam, dan saling berkaitan.

Mereka digunakan untuk mengira jumlah jangkaan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan projek, dan dapat mengenal pasti aktiviti hambatan yang mempunyai kesan kritikal pada tarikh penyelesaian projek.

Akibatnya, teknik-teknik ini saling berkaitan dan menangani faktor-faktor seperti penjadualan masa dan peruntukan sumber untuk aktiviti-aktiviti ini.

Sistem Pengurusan informasi

Memberi maklumat yang tepat, tepat pada masanya dan terkini untuk membuat pelbagai keputusan pengurusan. Oleh itu, ia adalah alat komunikasi yang penting, dan juga teknik kawalan yang sangat berguna.

Alat ini memberikan maklumat kepada pengurus sehingga mereka dapat mengambil tindakan pembetulan yang sesuai sekiranya berlaku penyimpangan dari piawaian.

Rujukan

1. Toppr (2019). Teknik Kawalan Pengurusan. Diambil dari: toppr.com.
2. Kalpana (2019). Teknik Kawalan Pengurusan: Teknik Tradisional dan Moden. Idea Pengurusan Perniagaan. Diambil dari: businessagementideas.com.
3. Wikipedia, ensiklopedia percuma (2019). Sistem kawalan pengurusan. Diambil dari: en.wikipedia.org.
4. Priyali Sharma (2019). 14 Kaedah Kawalan-Pengurusan Perniagaan Teratas. Perpustakaan Artikel Anda. Diambil dari: yourarticlelibrary.com.
5. Gaurav Akrani (2011). Teknik Kawalan - 10 Jenis Teknik Mengawal. Kehidupan Kota Kalyan. Diambil dari: kalyan-city.blogspot.com.
6. Nota Tebing (2019). Teknik Kawalan Organisasi. Diambil dari: cliffsnotes.com.