UNIT KORESPONDENSI: FUNGSI, STRUKTUR, KEPENTINGAN - PERBENDAHARAAN KATA BUDAYA - 2025

The unit menyurat ialah stesen kerja yang menerima, mengelaskan, rekod dan berpusat mengedarkan komunikasi dan dokumen dalaman dan luaran untuk semua ahli organisasi antara bahagian-bahagian yang berbeza. Objektifnya adalah untuk memastikan bahawa mereka dihantar kepada penerima dengan cekap, cepat dan dalam keadaan terbaik.

Entiti atau syarikat swasta dan awam melaksanakan program pengurusan dokumen ini untuk melancarkan proses kawalan surat-menyurat. Ini adalah proses yang disatukan ke dalam dinamika organisasi dan memungkinkan pencapaian objektif syarikat.

Unit surat-menyurat memastikan penyampaian maklumat yang cekap dan cepat dalam syarikat. Sumber: pixabay.com

Dari arkib kuno hingga zaman digital, kaedah organisasi jabatan ini bertujuan untuk membolehkan akses mudah ke maklumat dokumentari yang menarik dan untuk melindungi rekod kawalan, fail, manual prosedur dan semua sejarah syarikat dalam format fizikal dan / atau digital.

Saat ini ada perangkat lunak yang dikembangkan untuk mempercepat pengelolaan dokumen, yang memberikan dampak positif pada lingkungan lingkungan, karena file fizikal cenderung hilang dan penggunaan kertas dihindari.

Begitu juga, penghantaran atau penerimaan surat-menyurat melalui intranet dan extranet dibuat lebih dinamik dan cepat.

ciri-ciri

Unit korespondensi mempunyai fungsi khusus yang bertujuan untuk mendokumentasikan, mengatur dan menyebarkan surat-menyurat dengan cekap yang mengandungi maklumat yang melekat pada perniagaan atau perkhidmatan yang diberikan, serta semua dokumentasi penting untuk menyokong aktiviti pentadbiran dan organisasi.

Fungsi khusus unit korespondensi meliputi yang berikut:

- Mengawal kemasukan dan keluar dokumen.

- Sebarkan komunikasi ke kawasan yang sesuai.

- Memproses surat-menyurat dan komunikasi yang dihasilkan secara dalaman dan luaran.

- Imbas dokumen.

- Memesan, mengklasifikasikan dan menerangkan dokumen dana dokumentari syarikat.

- Memelihara dan mengawal pengeluaran dokumentari.

- Tetapkan nombor berturut-turut kepada surat-menyurat yang dihasilkan atau diterima (pengajuan).

- Pilih dokumen dan komunikasi yang mesti disimpan dan pindahkan ke arkib pusat.

Struktur

Unit surat-menyurat disusun mengikut ukuran dan ciri syarikat atau institusi. Umumnya bergantung pada markas yang terbahagi kepada dua subunit: satu untuk masuk dan satu untuk keluar.

Setiap subunit mempunyai fungsi khusus yang bertujuan untuk pentadbiran dan pengendalian segala yang ada hubungannya dengan korespondensi dalaman dan luaran. Jenis unit ini disusun seperti berikut:

Kepimpinan

Ini mendefinisikan peraturan dan kebijakan yang merasionalisasikan, menstandardisasi dan mengatur pembuatan dokumen, metode pengedaran, pengiriman dan penerimaan surat-menyurat dan penugasan anggota jabatan. Maksudnya, secara terkoordinasi mereka menggabungkan proses pengurusan dokumen dan arkib dan sistematisasi yang cekap.

Subunit sepadan

Dia bertugas untuk melaksanakan kaedah pengedaran dan pengendalian di kawasan pengelolaan dokumen berdasarkan kebijakan dan peraturan yang ditetapkan oleh syarikat. Ini terbahagi kepada:

Surat-menyurat masuk

Mereka adalah dokumen yang tiba dan diarahkan ke pelbagai jabatan institusi. Dokumen diterima di kawasan ini. Sebelum mengesahkan penerimaan resit, mesti disahkan bahawa:

- Mereka memang bertujuan untuk institusi atau syarikat.

- Perkara ini wujud oleh institusi atau syarikat.

- Mereka dilekatkan dan ditandatangani.

- Lampiran, jika ada, lengkap. Sekiranya tidak, tuntutan mesti dibuat dengan segera kepada penerbit secara bertulis atau lisan.

- Setem subunit dilekatkan pada tarikh dan masa penerimaan.

Kawalan dan penghantaran

Kemudian, dokumen dikelaskan dengan meletakkan simbol yang sesuai dengan jabatan di mana mereka mesti dihantar. Pendaftaran dilakukan mengikut data kawalan utama, seperti tarikh penerimaan, jabatan yang dituju, nombor kawalan pendaftaran dan data pengirim asal.

Setelah tahap dokumentasi dan klasifikasi ini, pengedaran dilakukan, yang terdiri dari mengirimkan surat-menyurat ke setiap departemen atau agensi. Jabatan tersebut akan terus meletakkan cap pengakuan penerimaan dan persetujuan.

Sekiranya ditentukan bahawa dokumen tidak ditujukan kepada institusi atau tidak berada dalam kompetensinya, dokumen tersebut akan dikembalikan kepada pengirim asal dengan penjelasan yang sewajarnya.

Surat-menyurat keluar

Kawasan ini bertugas untuk menerima surat-menyurat dan dokumen dari setiap jabatan syarikat atau institusi dan mengaturnya mengikut tujuan mereka. Ini akan membuat penghantaran melalui saluran yang berkaitan setelah mereka mengesahkan yang berikut:

- Dokumen mesti ditulis di atas kertas institusi.

- Dokumen mesti ditandatangani (baik yang asli dan salinannya).

- Lampiran mesti dilampirkan.

- Maklumat penerima dan alamat mestilah betul.

- Daftar keluar dan daftar keluar mesti ditunjukkan dengan tarikh dan kod.

Setelah mengkaji dan menyetujui data dan ciri yang ditetapkan untuk penghantaran, kami terus memberikan bukti penerimaan.

Kawasan ini memikul tanggungjawab penghantaran dan penghantaran ke destinasi setelah mengklasifikasikannya mengikut laluan (melalui pos, secara peribadi atau langsung, melalui pertukaran, antara lain).

Sampul surat akan dilabel dan dokumen yang terkandung di dalamnya akan dikenal pasti dalam kawalan penghantaran atau faktur mengikut laluan yang dihantar. Anda mesti mengembalikan salinan dokumen yang dicop dan ditandatangani sebagai bukti penerimaan.

Akhirnya, mereka diajukan mengikut urutan abjad, numerik, tematik atau kronologi untuk menjalankan daftar keluar dan menetapkan kawalan.

Kepentingan

Unit surat-menyurat adalah kawasan yang sensitif dan sangat sulit. Bergantung pada ini bahawa hubungan dan komunikasi di dalam dan di luar institusi dijalankan secara efektif dan tepat pada masanya.

Kepentingan unit surat-menyurat bergantung pada hakikat bahawa unit inilah yang mesti menjamin pemeliharaan, jagaan dan pemeliharaan dokumen yang menjadi ingatan institusi atau syarikat.

Objektif utama adalah untuk memberi akses tepat pada masanya ke maklumat bertulis yang dikendalikan dalam entiti.

Rujukan

1. "Unit Surat Menyurat" di University of Santiago de Cali. Diperoleh pada 8 Julai 2019 dari University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 langkah untuk membentuk dan menyusun rekod syarikat anda dengan betul" di Mereka bukan kertas. Diakses pada 8 Julai 2019 dari No makalah: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisasi dokumen" dalam Aktiviti. Diakses pada 8 Julai 2019 dari Aktiviti: blogspot.com
4. "Peraturan dalaman untuk pengarsipan dan surat-menyurat" di National Fire Department of Colombia. Diperoleh pada 8 Julai 2019 dari Jabatan Bomba Nasional Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
5. "Unit korespondensi dan arkib di sektor awam persekutuan" Institut Teknologi dan Pengajian Tinggi Monterrey. Diperoleh pada 9 Julai 2019 dari Institut Teknologi dan Pengajian Tinggi Monterrey: itesm.mx